Zgłoszenie działalności do PIP i Sanepidu – termin 30 dni i co trzeba podać

Zatrudniasz pierwszego pracownika, przenosisz firmę pod nowy adres albo zmieniasz profil produkcji? W każdej z tych sytuacji Kodeks pracy wymaga, żebyś w ciągu 30 dni pisemnie poinformował o tym dwa urzędy. Zgłoszenie działalności do PIP i Sanepidu to jeden z najprostszych obowiązków pracodawcy, a jednocześnie jeden z najczęściej pomijanych. W tym artykule wyjaśniamy, kogo dotyczy, co trzeba podać, gdzie wysłać pismo i jakie grożą konsekwencje za brak zawiadomienia.

Zgłoszenie działalności do PIP i Sanepidu – podstawa prawna

Obowiązek wynika z art. 209 Kodeksu pracy. Zgodnie z § 1 tego przepisu pracodawca rozpoczynający działalność jest obowiązany, w terminie 30 dni od jej rozpoczęcia, zawiadomić na piśmie właściwego okręgowego inspektora pracy oraz właściwego państwowego inspektora sanitarnego o miejscu, rodzaju i zakresie prowadzonej działalności.

Paragraf 2 rozszerza ten obowiązek na sytuacje, w których zmienia się miejsce, rodzaj lub zakres działalności, w szczególności technologia albo profil produkcji, jeżeli zmiana może powodować zwiększenie zagrożenia dla zdrowia pracowników. Inspektor pracy lub inspektor sanitarny może też zażądać od pracodawcy dodatkowych informacji, np. o liczbie zatrudnionych i o występujących zagrożeniach.

Celem przepisu jest proste założenie: organy nadzoru mają wiedzieć, gdzie i w jakich warunkach pracują ludzie. Bez tej wiedzy PIP i Sanepid nie są w stanie planować kontroli ani reagować na zagrożenia w nowych zakładach.

Kogo dotyczy obowiązek zawiadomienia

Art. 209 KP mówi o pracodawcy, czyli podmiocie zatrudniającym pracowników. Osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, która nikogo nie zatrudnia, nie jest pracodawcą w rozumieniu Kodeksu pracy. W praktyce przyjmuje się więc, że termin 30 dni liczy się od zatrudnienia pierwszego pracownika, a nie od samej rejestracji firmy w CEIDG czy KRS.

Obowiązek dotyczy wszystkich pracodawców, niezależnie od branży i wielkości firmy. Zgłoszenia nie zastępuje rejestracja w CEIDG, KRS, ZUS ani urzędzie skarbowym, bo to osobne procedury. Jeśli nie masz pewności, od kiedy liczyć termin w Twojej sytuacji, warto zapytać we właściwym okręgowym inspektoracie pracy, który udziela bezpłatnych porad pracodawcom.

Kiedy trzeba złożyć ponowne zawiadomienie

Jednorazowe zgłoszenie na starcie nie zamyka sprawy. Nowe zawiadomienie składasz, gdy:

• przenosisz działalność pod inny adres lub otwierasz nowy zakład, oddział czy filię,
• zmieniasz rodzaj działalności, np. z usług biurowych na produkcję,
• rozszerzasz zakres działalności o prace z czynnikami szkodliwymi lub niebezpiecznymi,
• wprowadzasz nową technologię lub zmieniasz profil produkcji, co może zwiększyć zagrożenie dla zdrowia pracowników.

Termin w przypadku zmian również wynosi 30 dni. Dobrą praktyką jest powiązanie zawiadomienia z aktualizacją dokumentacji BHP firmy, bo każda z tych zmian i tak wymaga przeglądu oceny ryzyka zawodowego i instrukcji stanowiskowych.

Co trzeba podać w zawiadomieniu do PIP i Sanepidu

Przepisy nie narzucają jednego urzędowego formularza. Zawiadomienie musi mieć formę pisemną i wskazywać trzy elementy z art. 209 KP: miejsce, rodzaj i zakres działalności. W praktyce dobrze przygotowane pismo zawiera:

1. dane pracodawcy – pełną nazwę lub imię i nazwisko, adres siedziby, NIP, REGON, numer KRS jeśli dotyczy,
2. dane osoby kontaktowej – telefon i e-mail osoby odpowiedzialnej za sprawy kadrowe lub BHP,
3. miejsce prowadzenia działalności – adresy wszystkich zakładów, w których pracują pracownicy,
4. rodzaj działalności – opis słowny oraz kody PKD,
5. zakres działalności – czym konkretnie zajmuje się firma, jakie prace wykonują pracownicy, jakie maszyny i substancje są używane,
6. liczbę pracowników – zatrudnionych w dniu zgłoszenia i planowanych,
7. datę rozpoczęcia działalności lub zmiany oraz podpis osoby upoważnionej.

Wiele okręgowych inspektoratów pracy i stacji sanitarno-epidemiologicznych udostępnia na swoich stronach gotowe wzory zawiadomień. Warto z nich skorzystać, bo zawierają dokładnie te pola, których oczekuje dany urząd.

Gdzie wysłać zawiadomienie

Zawiadomienie kierujesz do dwóch organów właściwych miejscowo dla miejsca prowadzenia działalności:

• okręgowego inspektora pracy – Okręgowe Inspektoraty Pracy działają w każdym województwie, niektóre mają też oddziały,
• państwowego powiatowego inspektora sanitarnego – czyli powiatowej stacji sanitarno-epidemiologicznej.

Pismo możesz złożyć osobiście w biurze podawczym, wysłać listem poleconym albo przez ePUAP, jeśli urząd udostępnia taką skrzynkę. Niezależnie od formy zachowaj dowód złożenia: potwierdzenie nadania, pieczątkę wpływu na kopii lub urzędowe poświadczenie odbioru. Przy kontroli to jedyny dowód, że obowiązek został spełniony w terminie.

Jeśli firma ma zakłady w kilku miastach, najbezpieczniej złożyć zawiadomienie do inspektoratów i stacji sanitarnych właściwych dla każdej lokalizacji, w której pracują pracownicy.

Zgłoszenie do Sanepidu a zatwierdzenie zakładu spożywczego

Pracodawcy z branży gastronomicznej i spożywczej często mylą dwa różne obowiązki. Zawiadomienie z art. 209 KP dotyczy ochrony zdrowia pracowników i składa się je po rozpoczęciu działalności. Natomiast wniosek o zatwierdzenie zakładu i wpis do rejestru zakładów podlegających urzędowej kontroli wynika z ustawy o bezpieczeństwie żywności i żywienia i dotyczy bezpieczeństwa konsumentów.

Ten drugi wniosek składa się do Sanepidu przed rozpoczęciem działalności, co najmniej 14 dni wcześniej. Restauracja, piekarnia czy sklep spożywczy muszą więc dopełnić obu formalności, a jedno pismo nie zastępuje drugiego. Osobną kwestią są badania sanitarno-epidemiologiczne pracowników, które dotyczą osób mających kontakt z żywnością.

Kara za brak zgłoszenia działalności do PIP i Sanepidu

Niezawiadomienie inspektora pracy i inspektora sanitarnego w terminie 30 dni jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Zgodnie z art. 283 § 2 pkt 1 KP podlega ono grzywnie od 1000 do 30 000 zł. W postępowaniu mandatowym inspektor pracy może nałożyć mandat w wysokości od 1000 do 2000 zł, a w przypadku recydywy do 5000 zł. Wyższą grzywnę, do 30 000 zł, może orzec sąd na wniosek inspektora.

Brak zgłoszenia rzadko jest jedynym uchybieniem. Firma, która nie zawiadomiła PIP, zwykle ma też luki w szkoleniach, badaniach i ocenie ryzyka. Podczas kontroli PIP inspektor sprawdza dokumentację kompleksowo, a kary za poszczególne naruszenia mogą się sumować. Więcej o sankcjach przeczytasz w artykule o karach za brak szkolenia BHP.

Co zrobić, jeśli termin już minął

Jeśli zorientowałeś się, że zawiadomienie nie zostało złożone, nie czekaj na kontrolę. Złóż je niezwłocznie, ze wskazaniem faktycznej daty rozpoczęcia działalności. Spóźnione zawiadomienie nie usuwa naruszenia, ale inspektorzy biorą pod uwagę postawę pracodawcy i to, czy uchybienie zostało naprawione z własnej inicjatywy.

Jeśli po kontroli otrzymasz nakaz lub wystąpienie, odpowiedz na nie w wyznaczonym terminie. Pomocne będą gotowe wzory: odpowiedź na nakaz PIP oraz prośba o przesunięcie terminu realizacji decyzji PIP, jeśli usunięcie nieprawidłowości wymaga więcej czasu.

Zawiadomienie to dopiero początek – pozostałe obowiązki na start

Zgłoszenie do PIP i Sanepidu to formalność, którą da się załatwić w jeden dzień. Znacznie więcej pracy wymaga przygotowanie firmy do bezpiecznego zatrudniania. Zanim pierwszy pracownik rozpocznie pracę, pracodawca powinien zapewnić:

• wstępne badania lekarskie na podstawie skierowania, najlepiej w oparciu o umowę z lekarzem medycyny pracy,
• szkolenie wstępne BHP, czyli instruktaż ogólny i stanowiskowy,
• ocenę ryzyka zawodowego dla każdego stanowiska,
• instrukcje BHP na stanowiskach pracy,
• odzież i obuwie robocze oraz środki ochrony indywidualnej, jeśli wymaga tego stanowisko.

Warto też od razu zaplanować wewnętrzne przeglądy warunków pracy. Prosty protokół kontroli stanu BHP pozwala udokumentować, że pracodawca regularnie sprawdza stanowiska, i jest przydatny przy pierwszej wizycie inspektora.

Najczęstsze błędy przy zgłoszeniu działalności

Z doświadczenia przy porządkowaniu dokumentacji w małych i średnich firmach wynika, że problemy rzadko dotyczą samego pisma. Częściej chodzi o to, że nikt w firmie nie czuje się za nie odpowiedzialny. Najczęściej spotykane błędy to:

• zawiadomienie tylko jednego urzędu – pracodawca wysyła pismo do PIP, a zapomina o Sanepidzie albo odwrotnie,
• pominięcie zmian – firma zgłosiła się na starcie, ale nie poinformowała urzędów o przeprowadzce, nowym magazynie czy uruchomieniu produkcji,
• zbyt ogólny opis zakresu – sformułowanie typu „działalność usługowa” nic nie mówi inspektorowi o zagrożeniach,
• brak dowodu złożenia – pismo zostało wysłane zwykłym listem, a firma nie ma potwierdzenia nadania ani wpływu,
• mylenie zgłoszenia z rejestracją firmy – przekonanie, że wpis do CEIDG lub KRS automatycznie informuje PIP i Sanepid.

Najprostszy sposób, żeby uniknąć tych błędów, to wpisanie zawiadomienia na stałą checklistę przy każdej zmianie w firmie, obok aktualizacji oceny ryzyka i instrukcji BHP.

Podsumowanie

Zgłoszenie działalności do PIP i Sanepidu składasz na piśmie w ciągu 30 dni od rozpoczęcia działalności jako pracodawca, a także po każdej istotnej zmianie miejsca, rodzaju lub zakresu działalności. Pismo musi wskazywać miejsce, rodzaj i zakres działalności, a dowód jego złożenia warto przechowywać razem z dokumentacją BHP. Brak zawiadomienia grozi grzywną do 30 000 zł, a naprawienie zaniedbania zajmuje kilkanaście minut.

Przygotuj dokumentację BHP z bhpomocnik.pl

Zawiadomienie wysłane? Teraz zadbaj o resztę dokumentów, które inspektor sprawdzi w pierwszej kolejności. W sklepie bhpomocnik.pl znajdziesz gotowe wzory dokumentów BHP, oceny ryzyka zawodowego i instrukcje stanowiskowe dla setek stanowisk. Pobierasz je od razu po zakupie i dopasowujesz do swojej firmy, bez czekania na specjalistę.