Próbna ewakuacja w firmie – jak często, kto organizuje i jak ją przeprowadzić

Plan ewakuacji wisi na korytarzu, gaśnice mają aktualne przeglądy, a mimo to w razie pożaru połowa pracowników nie wie, którędy wyjść i gdzie jest miejsce zbiórki. Właśnie dlatego przepisy wymagają, żeby próbna ewakuacja w firmie odbywała się regularnie, a nie tylko na papierze. W tym artykule wyjaśniamy, jak często trzeba ją robić, kto odpowiada za organizację, jak ją przeprowadzić krok po kroku i jakie dokumenty warto po niej zachować.

Próbna ewakuacja w firmie – podstawa prawna i częstotliwość

Obowiązek wynika z rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 7 czerwca 2010 r. w sprawie ochrony przeciwpożarowej budynków, innych obiektów budowlanych i terenów. Przepisy mówią o praktycznym sprawdzeniu organizacji oraz warunków ewakuacji całego budynku. W praktyce nazywa się to próbną ewakuacją albo ćwiczeniami ewakuacyjnymi.

Takie sprawdzenie trzeba przeprowadzić co najmniej raz na 2 lata. Obowiązek dotyczy budynków, w których może przebywać ponad 50 osób będących ich stałymi użytkownikami, czyli przede wszystkim pracowników, uczniów czy pensjonariuszy. Wiele firm robi ćwiczenia częściej, np. raz w roku, bo przy dużej rotacji kadry dwuletni odstęp sprawia, że spora część załogi nigdy w nich nie uczestniczyła.

Próbna ewakuacja to nie tylko przepis ppoż. Zgodnie z art. 207 § 2 Kodeksu pracy pracodawca odpowiada za ochronę zdrowia i życia pracowników, a art. 209¹ KP nakłada na niego obowiązek zapewnienia środków niezbędnych do zwalczania pożarów i ewakuacji oraz wyznaczenia pracowników do wykonywania tych działań. Ćwiczenia są najprostszym sposobem, żeby sprawdzić, czy te środki rzeczywiście działają.

Kogo dotyczy obowiązek próbnej ewakuacji

Odpowiedzialność spoczywa na właścicielu, zarządcy lub użytkowniku budynku. Jeśli firma wynajmuje kilka pomieszczeń w biurowcu, ćwiczenia całego obiektu organizuje zwykle zarządca, a najemca ma obowiązek w nich uczestniczyć i zadbać o swoich pracowników. Warto ten podział zapisać w umowie najmu albo w Instrukcji Bezpieczeństwa Pożarowego, bo w razie kontroli wszyscy wskazują na siebie nawzajem.

• biura i biurowce, w których pracuje ponad 50 osób,
• zakłady produkcyjne, magazyny i centra logistyczne,
• szkoły, przedszkola, uczelnie i placówki opiekuńcze,
• szpitale, przychodnie, domy pomocy społecznej,
• hotele i obiekty handlowe, w których obok pracowników przebywają klienci.

Mniejsze firmy formalnie nie muszą robić ćwiczeń co 2 lata, ale nadal mają obowiązek zapoznać pracowników z zasadami ewakuacji. Krótkie przejście drogą ewakuacyjną podczas szkolenia wstępnego to w małej firmie najprostszy sposób, żeby ten obowiązek spełnić.

Kto organizuje próbną ewakuację i kto w niej uczestniczy

Formalnie za ćwiczenia odpowiada pracodawca albo zarządca budynku. W praktyce przygotowuje je zwykle specjalista ds. ppoż. lub BHP, a w mniejszych firmach osoba wyznaczona na podstawie art. 209¹ KP. Liczba wyznaczonych osób i ich wyszkolenie muszą odpowiadać rodzajowi działalności, liczbie pracowników i występującym zagrożeniom.

Role podczas ćwiczeń

• kierujący ewakuacją – podejmuje decyzję o ogłoszeniu alarmu, koordynuje przebieg i przyjmuje meldunki,
• osoby odpowiedzialne za strefy – sprawdzają pomieszczenia na swoim piętrze lub w swoim dziale, w tym toalety i pokoje socjalne,
• osoby wyznaczone do pierwszej pomocy – czekają w miejscu zbiórki z apteczką (warto mieć aktualny wykaz osób wyznaczonych do obsługi apteczki),
• obserwatorzy – mierzą czas, notują problemy i potem omawiają je z kierownictwem,
• pracownicy – ewakuują się zgodnie z planem i meldują się w miejscu zbiórki.

O ćwiczeniach warto zawiadomić właściwą komendę powiatową lub miejską Państwowej Straży Pożarnej. Przy uruchamianiu systemu sygnalizacji pożarowej z monitoringiem trzeba też uprzedzić firmę, która go obsługuje, żeby alarm nie wywołał przyjazdu jednostek. Termin i formę zawiadomienia najlepiej uzgodnić z komendą wcześniej, bo w praktyce PSP oczekuje informacji z kilkudniowym wyprzedzeniem.

Jak przeprowadzić próbną ewakuację krok po kroku

Dobrze zorganizowana próbna ewakuacja w firmie trwa zwykle kilkanaście minut, ale jej przygotowanie zajmuje kilka tygodni. Poniższy schemat sprawdza się w biurach, zakładach i placówkach publicznych.

Przygotowanie

1. Sprawdź aktualność planu ewakuacji i IBP. Jeśli od ostatniej aktualizacji zmienił się układ pomieszczeń, popraw dokumenty przed ćwiczeniami.
2. Ustal scenariusz: miejsce „pożaru”, zablokowane wyjście, osoba „poszkodowana” czy pracownik z niepełnosprawnością wymagający pomocy.
3. Wybierz termin. Ćwiczenia zapowiedziane uczą procedury, a niezapowiedziane lepiej sprawdzają realną reakcję. Dobrze robić je na zmianę.
4. Przeszkol osoby funkcyjne i przekaż im listy pracowników z poszczególnych stref.
5. Sprawdź drogi ewakuacyjne, oświetlenie awaryjne, oznakowanie i dostępność sprzętu. Pomocne jest aktualne zestawienie podręcznego sprzętu gaśniczego.

Przebieg ćwiczeń

1. Ogłoszenie alarmu sygnałem stosowanym w budynku (system alarmowy, dźwiękowy system ostrzegawczy albo sygnał ustalony w IBP).
2. Opuszczenie stanowisk pracy, wyłączenie urządzeń, jeśli przewiduje to procedura, i wyjście najkrótszą bezpieczną drogą.
3. Sprawdzenie pomieszczeń przez osoby odpowiedzialne za strefy.
4. Zbiórka w wyznaczonym miejscu i sprawdzenie obecności według list.
5. Meldunek do kierującego ewakuacją oraz pomiar całkowitego czasu.
6. Odwołanie alarmu i powrót do pracy.

Omówienie i wnioski

Najważniejsza część ćwiczeń odbywa się po nich. Zbierz uwagi obserwatorów i osób funkcyjnych, a potem spisz wnioski: zastawione drzwi, niesłyszalny sygnał w hali, brak osoby zamykającej ewakuację na piętrze. Każda nieprawidłowość powinna mieć przypisaną osobę odpowiedzialną i termin usunięcia.

Ewakuacja osób z niepełnosprawnością i gości

Scenariusz ćwiczeń powinien uwzględniać osoby, które nie opuszczą budynku samodzielnie: pracowników poruszających się na wózku, z niepełnosprawnością wzroku lub słuchu, kobiety w zaawansowanej ciąży czy osoby po urazach. Dla każdej z nich warto wyznaczyć konkretnego pracownika, który pomaga w ewakuacji, i ustalić, gdzie w razie potrzeby czekają na przybycie straży (np. w wydzielonej klatce schodowej). Osoby z niepełnosprawnością słuchu potrzebują sygnału, który do nich dotrze, np. świetlnego albo powiadomienia od współpracownika.

W obiektach, do których przychodzą klienci, pacjenci lub goście, ćwiczenia sprawdzają też, czy personel umie pokierować osobami, które nie znają budynku. Recepcja powinna wiedzieć, kto przebywa w obiekcie, a pracownicy obsługi klienta powinni umieć szybko i spokojnie wskazać najbliższe wyjście. To właśnie w takich miejscach brak wprawy najczęściej kończy się chaosem przy wyjściach.

Dokumentacja po próbnej ewakuacji

Przepisy nie narzucają jednego wzoru protokołu, ale bez dokumentacji trudno wykazać inspektorowi PIP czy strażakowi, że ćwiczenia w ogóle się odbyły. Protokół z ćwiczeń powinien zawierać co najmniej:

• datę, godzinę i scenariusz ćwiczeń,
• skład osób funkcyjnych i obserwatorów,
• liczbę ewakuowanych osób i czas ewakuacji,
• stwierdzone nieprawidłowości i wnioski,
• plan działań naprawczych z terminami,
• podpis osoby kierującej ewakuacją i pracodawcy lub zarządcy.

Do protokołu warto dołączyć listę obecności. Pracownicy, którzy nie uczestniczyli w ćwiczeniach, powinni zapoznać się z procedurą w innym trybie, a potwierdzenie można zebrać na oświadczeniu pracownika o odbyciu szkolenia BHP. Jeśli w firmie pracują cudzoziemcy, sygnały alarmowe i zasady ewakuacji muszą być dla nich zrozumiałe (więcej o tym w artykule o obowiązkach BHP przy zatrudnianiu cudzoziemców). Ułatwia to szkolenie wstępne BHP w języku angielskim.

Najczęstsze błędy i konsekwencje zaniedbań

Podczas kontroli i realnych zdarzeń powtarzają się te same problemy. Większość z nich próbna ewakuacja wychwytuje, zanim staną się groźne:

• drogi ewakuacyjne zastawione paletami, kartonami lub meblami,
• drzwi ewakuacyjne zamknięte na klucz w godzinach pracy,
• sygnał alarmowy niesłyszalny w części pomieszczeń, np. w hali z hałasującymi maszynami,
• brak list obecności, przez co nie wiadomo, czy wszyscy opuścili budynek,
• niesprawne oświetlenie awaryjne albo system alarmowy po zaległej konserwacji (do takich prac przydaje się instrukcja BHP przy konserwacji systemów alarmu ppoż.),
• brak planu pomocy osobom z niepełnosprawnością.

Za naruszenie przepisów przeciwpożarowych grozi odpowiedzialność z art. 82 Kodeksu wykroczeń, w tym grzywna. Państwowa Straż Pożarna może też wydać decyzję nakazującą usunięcie nieprawidłowości. Jeśli zaniedbania dotyczą przepisów BHP, inspektor PIP może nałożyć mandat od 1000 do 2000 zł (do 5000 zł przy recydywie) albo skierować wniosek do sądu, a grzywna na podstawie art. 283 KP może wynieść do 30 000 zł.

Najpoważniejsze konsekwencje pojawiają się jednak przy prawdziwym pożarze. Jeśli ktoś zostanie poszkodowany, a firma nie przeprowadzała ćwiczeń ani nie wyznaczyła osób do ewakuacji, pracodawcy grozi odpowiedzialność karna, a postępowanie powypadkowe szybko wykaże te braki. Ewakuacja łączy się też z udzielaniem pierwszej pomocy, o czym piszemy w artykule Pierwsza pomoc w pracy – AED, apteczka i obowiązki pracodawcy.

Podsumowanie

Próbna ewakuacja w firmie to obowiązek co najmniej raz na 2 lata w budynkach, w których stale przebywa ponad 50 osób, a w mniejszych firmach rozsądna praktyka. Organizuje ją właściciel, zarządca lub pracodawca. Żeby ćwiczenia miały sens, potrzebne są aktualny plan ewakuacji i IBP, przeszkolone osoby funkcyjne oraz protokół z wnioskami. Ćwiczenia, z których nikt nie wyciąga wniosków, wypełniają przepis, ale nie zwiększają bezpieczeństwa. Szerzej o obowiązkach właściciela piszemy w artykule Ochrona ppoż w firmie – gaśnice, przeglądy i obowiązki właściciela.

Uporządkuj dokumentację ppoż. i BHP z bhpomocnik.pl

Przed ćwiczeniami sprawdź, czy masz komplet dokumentów: wykazy osób wyznaczonych, zestawienie sprzętu gaśniczego, instrukcje stanowiskowe i potwierdzenia szkoleń. W sklepie bhpomocnik.pl znajdziesz gotowe wzory dokumentów BHP, instrukcje stanowiskowe i szkolenia online, które pomogą Ci przygotować firmę do próbnej ewakuacji i do kontroli.