Wypadek przy pracy zdalnej – jak ustalić okoliczności i przygotować dokumentację

Pracownik dzwoni rano i mówi, że w trakcie pracy w domu potknął się o kabel laptopa i skręcił nadgarstek. Czy to wypadek przy pracy zdalnej? Kto ma to ustalić, skoro nikt z firmy nie był na miejscu? I jak przeprowadzić oględziny w cudzym mieszkaniu?

W tym poradniku wyjaśniamy krok po kroku, jak pracodawca powinien postąpić, gdy wypadek przy pracy zdalnej zostanie zgłoszony. Znajdziesz tu podstawę prawną, terminy, zasady oględzin miejsca pracy w domu pracownika oraz listę dokumentów, które musisz przygotować, żeby postępowanie powypadkowe przeszło bez zastrzeżeń podczas kontroli PIP.

Wypadek przy pracy zdalnej – podstawa prawna

Od 7 kwietnia 2023 roku praca zdalna jest uregulowana w Kodeksie pracy (art. 67(18) – 67(34) KP). Zasady BHP dla pracowników zdalnych zawiera przede wszystkim art. 67(31) KP. Przepis ten wprost przesądza, że pracodawca ma wobec pracownika zdalnego obowiązki w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, choć z pewnymi wyłączeniami, na przykład dotyczącymi pomieszczeń pracy, za które pracodawca w domu pracownika nie odpowiada.

Sama definicja wypadku się nie zmienia. Zgodnie z art. 3 ustawy z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych wypadkiem przy pracy jest nagłe zdarzenie wywołane przyczyną zewnętrzną, powodujące uraz lub śmierć, które nastąpiło w związku z pracą. Miejsce pracy w domu niczego tu nie zmienia, ale bardzo utrudnia ustalenie, czy zdarzenie faktycznie miało związek z pracą.

Do ustalania okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy zdalnej stosuje się ogólne zasady z art. 234 KP oraz rozporządzenia Rady Ministrów z 1 lipca 2009 r. w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy. Kodeks wprowadza jednak kilka modyfikacji, które opisujemy poniżej. Ogólny przebieg postępowania znajdziesz też w artykule wypadek przy pracy – zgłoszenie, dokumentacja i obowiązki pracodawcy.

Czym różni się postępowanie przy pracy zdalnej

• Oględziny w uzgodnionym terminie – zespół powypadkowy przystępuje do oględzin miejsca wypadku niezwłocznie, nie później niż w ciągu 3 dni roboczych od zawiadomienia o wypadku, w terminie uzgodnionym z pracownikiem (lub członkiem jego rodziny, jeśli pracownik nie jest w stanie uczestniczyć).
• Możliwość odstąpienia od oględzin – zespół może z nich zrezygnować, jeśli uzna, że okoliczności i przyczyny wypadku nie budzą wątpliwości. Taką decyzję trzeba uzasadnić w dokumentacji.
• Szczególna rola oświadczenia pracownika – przed dopuszczeniem do pracy zdalnej pracownik potwierdza w oświadczeniu, że stanowisko pracy w domu zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki pracy. To oświadczenie jest jednym z kluczowych dowodów w postępowaniu.

Pierwsze kroki po zgłoszeniu wypadku przy pracy zdalnej

Pracownik zdalny zgłasza wypadek telefonicznie, mailowo lub przez komunikator. Od tego momentu biegną terminy, dlatego warto mieć w firmie prostą procedurę, którą zna kadrowa, przełożony i osoba odpowiedzialna za BHP.

1. Udokumentuj zgłoszenie – zapisz datę, godzinę, kanał zgłoszenia i krótki opis zdarzenia podany przez pracownika. Najlepiej poproś o potwierdzenie mailem.
2. Upewnij się, że pracownik otrzymał pomoc – zapytaj o stan zdrowia, wizytę u lekarza lub na SOR. Zwolnienie lekarskie i dokumentacja medyczna będą potrzebne zespołowi.
3. Powołaj zespół powypadkowy – w jego skład wchodzi pracownik służby BHP oraz społeczny inspektor pracy. W mniejszych firmach zasady składu są uproszczone. Szczegóły opisaliśmy w tekście zespół powypadkowy – skład, zadania i dokumentacja.
4. Uzgodnij termin oględzin – skontaktuj się z pracownikiem i ustal dzień oraz godzinę wizyty w miejscu pracy zdalnej, mieszcząc się w 3 dniach roboczych.
5. Zabezpiecz dowody – poproś pracownika, aby w miarę możliwości nie zmieniał ustawienia stanowiska, zrobił zdjęcia miejsca zdarzenia i zachował uszkodzony sprzęt.

Pamiętaj, że pracodawca ma obowiązek niezwłocznie zawiadomić okręgowego inspektora pracy i prokuratora o każdym śmiertelnym, ciężkim lub zbiorowym wypadku przy pracy (art. 234 § 2 KP). Dotyczy to również pracy zdalnej. Więcej o takich sytuacjach przeczytasz w artykule wypadek ciężki, zbiorowy i śmiertelny – postępowanie pracodawcy.

Oględziny miejsca pracy zdalnej – jak je przeprowadzić

Oględziny w mieszkaniu pracownika to najbardziej delikatny etap postępowania. Zespół powypadkowy wchodzi do prywatnej przestrzeni, więc musi działać w uzgodnieniu z pracownikiem i ograniczyć się do miejsca, w którym wykonywana była praca, oraz miejsca zdarzenia.

Co zespół powinien sprawdzić na miejscu

• Ustawienie stanowiska pracy: biurko, krzesło, monitor, oświetlenie, prowadzenie przewodów.
• Stan sprzętu dostarczonego przez pracodawcę lub własnego sprzętu pracownika (laptop, ładowarka, przedłużacz, listwa zasilająca).
• Drogę, którą pracownik się poruszał w chwili zdarzenia, na przykład schody czy przejście do kuchni.
• Zgodność stanowiska z informacją BHP i oświadczeniem złożonym przez pracownika przed rozpoczęciem pracy zdalnej.
• Godzinę zdarzenia w odniesieniu do ustalonego czasu pracy (logowanie do systemów, korespondencja, harmonogram).

Z oględzin sporządza się notatkę i dokumentację zdjęciową. Jeżeli pracownik nie zgadza się na wizytę albo nie jest to możliwe ze względu na stan zdrowia, zespół opiera się na wyjaśnieniach poszkodowanego, zdjęciach, dokumentacji medycznej i zeznaniach świadków, na przykład domowników.

Kiedy zespół może odstąpić od oględzin

Odstąpienie od oględzin jest dopuszczalne, gdy okoliczności i przyczyny wypadku nie budzą wątpliwości. Przykład: pracownik podczas wideokonferencji przewrócił się na krześle, co widzieli inni uczestnicy spotkania, a lekarz potwierdził uraz. W protokole trzeba jednak opisać, na jakiej podstawie zespół uznał sprawę za jasną. W razie sporu z ZUS lub sądem brak uzasadnienia będzie dużym problemem.

Czy to na pewno wypadek przy pracy zdalnej

Największy problem w praktyce to ocena związku zdarzenia z pracą. W domu granica między czynnościami służbowymi a prywatnymi jest płynna. Zespół musi ustalić, czy w chwili zdarzenia pracownik wykonywał zwykłe czynności pracownicze albo polecenia przełożonego, lub czy była to czynność niezbędna w trakcie pracy, np. przerwa przewidziana przepisami.

• Najczęściej uznawane: upadek przy stanowisku w godzinach pracy, porażenie prądem od sprzętu służbowego, uraz przy przenoszeniu dokumentów lub sprzętu firmowego.
• Wymagające szczegółowej analizy: zdarzenia w trakcie przerwy, w drodze do toalety lub kuchni, na schodach w domu jednorodzinnym.
• Zazwyczaj nieuznawane: urazy przy pracach domowych (gotowanie obiadu, opieka nad dzieckiem, sprzątanie) wykonywanych w godzinach pracy, ale niezwiązanych z obowiązkami służbowymi.

Pamiętaj, że to zespół powypadkowy, a nie przełożony, ocenia, czy zdarzenie jest wypadkiem przy pracy. Z kolei ZUS przy wypłacie świadczeń może tę kwalifikację zakwestionować, jeśli protokół jest niestaranny.

Dokumentacja wypadku przy pracy zdalnej

Zespół powypadkowy powinien sporządzić protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku w terminie 14 dni od dnia uzyskania zawiadomienia o wypadku. Przekroczenie tego terminu trzeba uzasadnić w protokole. Jak wypełnić poszczególne pola, opisaliśmy w poradniku protokół powypadkowy BHP – jak wypełnić krok po kroku.

Kompletna dokumentacja wypadku przy pracy zdalnej obejmuje zwykle:

• zawiadomienie o wypadku (z datą i formą zgłoszenia),
• zarządzenie o powołaniu zespołu powypadkowego,
• notatkę z oględzin miejsca pracy zdalnej i dokumentację zdjęciową albo uzasadnienie odstąpienia od oględzin,
• wyjaśnienia poszkodowanego i ewentualnych świadków,
• oświadczenie pracownika o zapewnieniu bezpiecznych warunków pracy zdalnej oraz potwierdzenie zapoznania się z oceną ryzyka i informacją BHP,
• ocenę ryzyka zawodowego dla stanowiska pracy zdalnej,
• protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy,
• wpis do rejestru wypadków przy pracy.

Ocena ryzyka dla pracy zdalnej musi uwzględniać wpływ tej pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy i warunki psychosocjalne (art. 67(31) KP). Jeżeli Twoi pracownicy zdalni to np. handlowcy, asystenci czy informatycy, możesz zacząć od gotowych opracowań: ocena ryzyka zawodowego – specjalista do spraw sprzedaży, ocena ryzyka zawodowego – asystent zarządu lub ocena ryzyka zawodowego – projektant systemów teleinformatycznych, a następnie uzupełnić je o czynniki związane z pracą w domu.

Jak zmniejszyć ryzyko wypadków przy pracy zdalnej

Najlepsza dokumentacja powypadkowa to ta, której nie trzeba tworzyć. Kilka prostych działań znacząco ogranicza liczbę zdarzeń i ułatwia obronę pracodawcy w razie sporu:

• Przygotuj rzetelną informację BHP o organizacji stanowiska pracy zdalnej i odbieraj od pracownika podpisane oświadczenie przed dopuszczeniem do pracy.
• Przeszkol pracowników z zasad ergonomii i bezpiecznego korzystania ze sprzętu. Potwierdzeniem może być oświadczenie pracownika o odbyciu szkolenia BHP.
• Zapewnij sprzęt w dobrym stanie technicznym i reaguj na zgłaszane usterki.
• Ureguluj zasady pracy przy monitorze, w tym przerwy i okulary korygujące. Pomoże w tym zarządzenie w sprawie zapewnienia okularów korygujących.
• Korzystaj z prawa kontroli BHP w miejscu pracy zdalnej (art. 67(28) KP), przeprowadzanej w uzgodnieniu z pracownikiem i w godzinach jego pracy.

Pełną listę obowiązków znajdziesz w artykule BHP przy pracy zdalnej i hybrydowej – obowiązki pracodawcy krok po kroku.

Kary za nieprawidłowe postępowanie powypadkowe

Niewłaściwe ustalenie okoliczności wypadku, brak protokołu albo zatajenie zdarzenia to wykroczenia przeciwko prawom pracownika. Inspektor PIP może nałożyć mandat w wysokości od 1000 do 2000 zł (do 5000 zł, jeśli pracodawca był już dwukrotnie ukarany za podobne wykroczenie), a sąd może orzec grzywnę do 30 000 zł (art. 283 KP). Do tego dochodzi ryzyko sporu z ZUS i z pracownikiem, który może domagać się sprostowania protokołu na drodze sądowej.

Podsumowanie

Wypadek przy pracy zdalnej podlega tym samym zasadom co wypadek w biurze, ale wymaga więcej przygotowania. Kluczowe są szybkie zgłoszenie, uzgodnione z pracownikiem oględziny w ciągu 3 dni roboczych, rzetelny protokół w ciągu 14 dni oraz dokumenty sprzed wypadku: ocena ryzyka uwzględniająca pracę w domu, informacja BHP i oświadczenie pracownika. Jeśli tych dokumentów brakuje, ustalenie przyczyn zdarzenia staje się bardzo trudne, a pracodawca traci najważniejsze argumenty.

Przygotuj dokumentację BHP dla pracy zdalnej z bhpomocnik.pl

W sklepie bhpomocnik.pl znajdziesz gotowe oceny ryzyka zawodowego dla stanowisk biurowych, instrukcje BHP i wzory dokumentów, które pomogą Ci uporządkować pracę zdalną, zanim dojdzie do wypadku. Wybierz dokumenty dla swoich stanowisk i pobierz je od razu po zakupie.