Księgowa, kadrowa, asystentka zarządu czy specjalista ds. sprzedaży spędzają większość dnia przy biurku i monitorze. Mimo to przepisy nie zwalniają ich automatycznie z obowiązków BHP. Szkolenie okresowe BHP dla pracowników biurowych to wymóg, o którym wielu pracodawców przypomina sobie dopiero przy kontroli PIP albo po wypadku w biurze.
Dobra wiadomość jest taka, że to jedno z najprostszych szkoleń do zorganizowania. Ma najdłuższy okres ważności spośród szkoleń okresowych, czyli 6 lat, a pracownik może przejść je w całości online, bez wychodzenia z biura. W bhpomocnik.pl szkolenie okresowe dla pracowników administracyjno-biurowych kosztuje 65 zł i kończy się egzaminem oraz zaświadczeniem.
Z tego wpisu dowiesz się, kogo obejmuje to szkolenie, kiedy musi się odbyć, w jakiej sytuacji pracodawca może być z niego zwolniony i jakie dokumenty warto mieć obok zaświadczenia.
W skrócie:
- Dla kogo: pracownicy zatrudnieni na stanowiskach administracyjno-biurowych, w tym przy pracy z monitorem.
- Podstawa prawna: art. 237³ KP oraz rozporządzenie MGiP z 27.07.2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie BHP.
- Terminy: pierwsze szkolenie okresowe do 12 miesięcy od rozpoczęcia pracy, kolejne co 6 lat.
- Forma: online, jako samokształcenie kierowane, z dostępem 24/7 i nauką we własnym tempie.
- Cena w bhpomocnik.pl: 65 zł za jednego pracownika.
- Co dostajesz: kurs zakończony egzaminem i zaświadczeniem o ukończeniu szkolenia.
Szkolenie okresowe BHP dla pracowników biurowych – co ile lat
Częstotliwość szkoleń okresowych wynika z rozporządzenia w sprawie szkolenia w dziedzinie BHP. Pracownicy administracyjno-biurowi mają najdłuższy cykl: szkolenie powtarza się u nich co 6 lat. Dla porównania kadra kierownicza i pracownicy inżynieryjno-techniczni szkolą się co 5 lat, stanowiska robotnicze co 3 lata, a przy pracach szczególnie niebezpiecznych nawet co rok.
Pierwsze szkolenie okresowe – do 12 miesięcy od zatrudnienia
Nowy pracownik biurowy najpierw przechodzi szkolenie wstępne, czyli instruktaż ogólny i stanowiskowy, jeszcze przed dopuszczeniem do pracy. Pierwsze szkolenie okresowe BHP dla pracowników biurowych musi się odbyć w ciągu 12 miesięcy od rozpoczęcia pracy na stanowisku. Kolejne terminy liczysz od daty ukończenia poprzedniego szkolenia.
Od czego zależy termin kolejnego szkolenia
Liczy się rodzaj stanowiska, a nie nazwa w umowie. Jeśli pracownik biurowy awansuje na kierownika działu i zaczyna kierować zespołem, trafia do innej grupy. Wtedy potrzebuje szkolenia okresowego dla pracodawców i osób kierujących pracownikami, które przechodzi w ciągu 6 miesięcy od objęcia stanowiska i powtarza co 5 lat.
Zestawienie terminów dla wszystkich grup znajdziesz we wpisie Szkolenia okresowe BHP – terminy, częstotliwość i kto musi je przejść.
Kogo obejmuje szkolenie okresowe BHP dla pracowników biurowych
Przepisy nie zawierają zamkniętej listy takich stanowisk. W praktyce chodzi o osoby, których praca polega głównie na obsłudze dokumentów, komputera i urządzeń biurowych, bez kierowania zespołem i bez pracy fizycznej. Najczęściej są to:
- księgowi i pracownicy biur rachunkowych,
- specjaliści ds. kadr i płac,
- sekretarki, asystenci i pracownicy recepcji biurowej,
- pracownicy obsługi klienta, sprzedaży wewnętrznej i marketingu,
- urzędnicy i referenci w administracji,
- pracownicy biurowi pracujący zdalnie lub hybrydowo.
Kiedy stanowisko biurowe wymaga innego szkolenia
Ostrożnie z osobami, które tylko częściowo pracują w biurze. Magazynier wystawiający dokumenty, serwisant spędzający pół dnia w terenie czy kierownik biura z podwładnymi to inne grupy i inne szkolenia. W razie wątpliwości przypisz pracownika do grupy według przeważającego charakteru pracy i zagrożeń opisanych w ocenie ryzyka.
Kiedy pracodawca jest zwolniony ze szkolenia okresowego (art. 237³ § 2² KP)
Kodeks pracy przewiduje wyjątek, o którym wielu pracodawców słyszało, ale nie każdy zna jego warunki. Zgodnie z art. 237³ § 2² KP pracodawca może być zwolniony z obowiązku szkolenia okresowego pracowników administracyjno-biurowych, jeśli prowadzi działalność zaliczaną do grupy o kategorii ryzyka nie wyższej niż 3 według przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych.
Jak sprawdzić, czy zwolnienie Cię dotyczy
- Ustal przeważający rodzaj działalności firmy według kodu PKD.
- Sprawdź, jaka kategoria ryzyka jest przypisana tej grupie działalności w przepisach o ubezpieczeniu wypadkowym.
- Upewnij się, że pracownik faktycznie zajmuje stanowisko administracyjno-biurowe, a nie mieszane, np. biurowo-magazynowe.
- Zapisz swoje ustalenia, aby w razie kontroli pokazać je inspektorowi PIP.
Dlaczego wielu pracodawców i tak szkoli
Zwolnienie dotyczy wyłącznie szkolenia okresowego. Szkolenie wstępne nadal jest obowiązkowe dla każdego nowego pracownika, a pracodawca nie może dopuścić do pracy osoby bez dostatecznej znajomości przepisów i zasad BHP. Dlatego wielu pracodawców i tak organizuje szkolenie okresowe BHP dla pracowników biurowych jako dobrą praktykę.
Przy wypadku w biurze aktualne zaświadczenie to prosty dowód, że pracownik znał zasady bezpiecznej pracy. Koszt 65 zł raz na 6 lat to niewielka cena za taki spokój.
Praca przy monitorze – czego uczy szkolenie okresowe BHP dla pracowników biurowych
Biuro wydaje się bezpieczne, ale typowe dolegliwości pracowników biurowych to bóle kręgosłupa, karku i nadgarstków oraz zmęczenie wzroku. Do tego dochodzą potknięcia o kable, upadki na schodach, porażenie prądem przy uszkodzonym sprzęcie i zagrożenia pożarowe. Program szkolenia w bhpomocnik.pl jest dopasowany do tych realiów i obejmuje m.in.:
- ergonomię stanowiska: ustawienie krzesła, biurka, monitora i klawiatury,
- zasady przerw i ćwiczenia rozluźniające,
- profilaktykę bólu pleców, karku, nadgarstków i zmęczenia wzroku,
- bezpieczne korzystanie z urządzeń biurowych i instalacji elektrycznej,
- ochronę przeciwpożarową, zachowanie w razie alarmu i zasady ewakuacji.
Szkolenie nie zastępuje obowiązków pracodawcy wynikających z przepisów o stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Pracownikowi, który pracuje przy monitorze co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy, przysługuje co najmniej 5 minut przerwy po każdej godzinie takiej pracy. Pracodawca zapewnia mu też okulary lub soczewki korygujące wzrok, jeśli lekarz medycyny pracy stwierdzi taką potrzebę.
Więcej o tym przeczytasz we wpisie Praca z monitorem ekranowym – refundacja okularów, przerwy i obowiązki pracodawcy, a o urządzeniu samego stanowiska w artykule Ergonomia stanowiska biurowego – normy, wymiary i wyposażenie.
Kary za brak szkolenia BHP w biurze
Aktualne zaświadczenia to jedna z pierwszych rzeczy, które inspektor PIP sprawdza w dokumentacji pracowniczej. Brak aktualnego szkolenia okresowego BHP dla pracowników biurowych może kosztować znacznie więcej niż sam kurs:
- mandat od inspektora PIP od 1000 do 2000 zł, a przy recydywie do 5000 zł,
- grzywna z art. 283 KP od 1000 do 30 000 zł, orzekana przez sąd,
- odpowiedzialność karna z art. 220 KK, jeśli zaniedbania narażą pracownika na bezpośrednie niebezpieczeństwo utraty życia lub ciężkiego uszczerbku na zdrowiu,
- trudniejsza sytuacja pracodawcy w postępowaniu powypadkowym, gdy poszkodowany nie miał aktualnego szkolenia.
Pamiętaj też, że pracodawca szkoli pracowników w czasie pracy i na swój koszt (art. 237³ § 3 KP). Nie możesz obciążyć pracownika ceną kursu ani wymagać, by przeszedł go po godzinach.
Dokumenty BHP do biura, które warto mieć razem ze szkoleniem
Szkolenie okresowe BHP dla pracowników biurowych to tylko jeden element dokumentacji. Podczas kontroli inspektor zapyta też o ocenę ryzyka zawodowego (art. 226 KP) i instrukcje BHP. W bhpomocnik.pl kupisz je jako gotowe pliki do pobrania i dostosowania do swojej firmy:
- ocena ryzyka zawodowego dla pracownika administracyjno-biurowego metodą PN-N-18002 – 55 zł,
- instrukcja BHP dla pomieszczeń administracyjno-biurowych – 20 zł,
- rejestr szkoleń BHP – wzór dokumentu – 30 zł, dzięki któremu nie przegapisz terminu kolejnego szkolenia.
Szkolenie i ocena ryzyka się uzupełniają. Kurs przekazuje ogólną wiedzę o zagrożeniach w biurze, a ocena ryzyka opisuje konkretne stanowisko w Twojej firmie i jest podstawą do poinformowania pracownika o ryzyku zawodowym (art. 226 pkt 2 KP).
Jak kupić i przejść szkolenie online – krok po kroku
- Wejdź na kartę szkolenia okresowego dla pracowników administracyjno-biurowych i ustaw ilość: 1 dla siebie albo tyle, ilu pracowników chcesz przeszkolić.
- Złóż zamówienie. Jeśli kupujesz na firmę, dane firmy podajesz w zamówieniu.
- Kupujesz dla siebie? Po zakupie i weryfikacji dostęp do kursu przyjdzie na Twój adres e-mail.
- Kupujesz dla zespołu? Otrzymasz dostęp do Strefy Pracodawcy, gdzie samodzielnie przydzielisz dostępy pracownikom.
- Pracownik przechodzi materiał online, o dowolnej porze i we własnym tempie, a na końcu podchodzi do egzaminu.
- Po zdanym egzaminie otrzymuje zaświadczenie o ukończeniu szkolenia. Przechowaj je w aktach osobowych, a termin kolejnego szkolenia (za 6 lat) wpisz do rejestru szkoleń.
Organizujesz szkolenie dla większej grupy? Sprawdź, jak przeszkolić online kilku pracowników szybko i bez chaosu.
Najczęstsze pytania
Czy zaświadczenie ze szkolenia online jest ważne?
Tak. Rozporządzenie dopuszcza szkolenie okresowe w formie samokształcenia kierowanego, a więc także e-learningu. Kurs kończy się egzaminem i zaświadczeniem, które ma taką samą moc jak dokument ze szkolenia stacjonarnego. Więcej przeczytasz w artykule o ważności zaświadczenia BHP po szkoleniu online.
Ile trwa szkolenie?
Nie ma sztywnego harmonogramu. Dostęp działa 24/7, a pracownik przechodzi materiał we własnym tempie, np. w kilku krótszych sesjach. Pamiętaj, że czas szkolenia wlicza się do czasu pracy.
Czy mogę kupić szkolenie dla kilku pracowników?
Tak. Zwiększ ilość w koszyku, a po zakupie dostaniesz dostęp do Strefy Pracodawcy, w której przydzielisz dostępy poszczególnym osobom. Płacisz 65 zł za każdego pracownika.
Jak kupić szkolenie na firmę?
Dane firmy podajesz w zamówieniu. Koszt szkolenia BHP i tak ponosi pracodawca, więc zakup na firmę jest naturalnym rozwiązaniem.
Co jeśli pracownik nie zda egzaminu?
Zaświadczenie wydaje się dopiero po zaliczeniu egzaminu, bo tak przewidują przepisy. Dlatego warto dać pracownikowi czas na spokojne przejście materiału w godzinach pracy, zamiast traktować kurs jak formalność do odklikania.
Podsumowanie
Szkolenie okresowe BHP dla pracowników biurowych przeprowadzasz w ciągu 12 miesięcy od zatrudnienia, a potem co 6 lat. Zwolnienie z art. 237³ § 2² KP obejmuje tylko pracodawców z kategorią ryzyka nie wyższą niż 3 i nie dotyczy szkolenia wstępnego. W pozostałych przypadkach brak szkolenia grozi mandatem lub grzywną, a przy wypadku stawia firmę w trudnej sytuacji. Kurs online za 65 zł z ważnością 6 lat to najprostszy sposób, by zamknąć ten temat na lata.
Przeszkol pracowników biurowych jeszcze dziś
Kup szkolenie dla siebie albo dla całego zespołu, przydziel dostępy w Strefie Pracodawcy i zbierz zaświadczenia bez wynajmowania sali i trenera. Kompletujesz dokumentację dla innych stanowisk? Zajrzyj też do kategorii gotowych ocen ryzyka zawodowego.