Pracownik był na szkoleniu BHP 5 lat temu. Czy nadal może pracować? Kiedy dokładnie musi odbyć kolejne? Ile kosztuje zaniedbanie? Szkolenia okresowe BHP to jeden z najczęściej zaniedbywanych obowiązków pracodawcy – bo terminy bywają mylące, a przepisy nieczytelne. Ten artykuł wyjaśnia wszystko jasno: kto, kiedy i jak często musi przechodzić szkolenie okresowe BHP.
Szkolenia okresowe BHP – podstawa prawna i cel
Obowiązek przeprowadzania szkoleń okresowych BHP wynika z art. 237(3) Kodeksu pracy oraz Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy. Szkolenie okresowe ma na celu aktualizację i ugruntowanie wiedzy z zakresu BHP oraz zapoznanie pracowników ze zmianami w przepisach i zagrożeniami na stanowisku pracy.
W odróżnieniu od szkolenia wstępnego BHP, które odbywa się przed dopuszczeniem pracownika do pracy, szkolenie okresowe powtarza się cyklicznie przez cały okres zatrudnienia. Pracodawca jest zobowiązany przeprowadzić je w odpowiednich terminach – i to niezależnie od tego, czy pracownik sam o to prosi.
Kto musi przechodzić szkolenia okresowe BHP?
Szkolenia okresowe BHP obowiązują wszystkich pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Dotyczy to również:
- Pracodawców i osób kierujących pracownikami (brygadziści, mistrzowie, kierownicy)
- Pracowników zatrudnionych na stanowiskach robotniczych
- Pracowników inżynieryjno-technicznych (konstruktorzy, technolodzy, projektanci)
- Pracowników służby BHP i osób wykonujących zadania tej służby
- Pracowników administracyjno-biurowych i innych, których charakter pracy wiąże się z narażeniem na czynniki szkodliwe
Terminy szkoleń okresowych BHP – tabela częstotliwości
Częstotliwość szkoleń zależy od grupy zawodowej. To jeden z najważniejszych elementów planowania BHP w firmie – pracodawca musi śledzić terminy dla każdego pracownika osobno.
Częstotliwość szkoleń według grupy zawodowej
- Pracodawcy i osoby kierujące pracownikami: co 5 lat – pierwsze szkolenie w ciągu 6 miesięcy od objęcia stanowiska
- Pracownicy na stanowiskach robotniczych: co 3 lata – a przy pracach szczególnie niebezpiecznych co roku
- Pracownicy inżynieryjno-techniczni: co 5 lat
- Pracownicy służby BHP: co 5 lat
- Pracownicy administracyjno-biurowi i inni: co 6 lat – przy braku czynników szkodliwych i narażeń
Uwaga: termin „co 3 lata” oznacza, że szkolenie musi się odbyć przed upływem 3 lat od poprzedniego, nie po. Jeśli szkolenie odbyło się 2 stycznia 2022 r., kolejne musi się odbyć najpóźniej 1 stycznia 2025 r. Pilnuj tych dat – przekroczenie terminu to naruszenie przepisów, nawet o jeden dzień.
Kiedy wymagane jest wcześniejsze szkolenie?
Przepisy przewidują sytuacje, kiedy pracodawca musi przeprowadzić szkolenie przed upływem standardowego terminu:
- Zmiana stanowiska pracy na inne, z nowym zakresem zagrożeń – jeśli szkolenie nie obejmowało nowych ryzyk, konieczne jest powtórzenie
- Wprowadzenie nowej technologii, maszyny lub substancji – szkolenie uzupełniające przed dopuszczeniem do pracy z nowym urządzeniem
- Wypadek przy pracy lub choroba zawodowa – w przypadku zdarzeń wskazujących na brak wiedzy BHP pracodawca powinien przeprowadzić szkolenie bez czekania na termin
- Istotne zmiany w przepisach BHP – gdy nowe regulacje dotyczą stanowiska pracy danego pracownika
Ważne: jeśli pracownik w ciągu ostatnich 5 lat ukończył szkolenie w innej firmie na tym samym lub podobnym stanowisku, pracodawca może uznać je za ważne – pod warunkiem udokumentowania. Poproś pracownika o zaświadczenie z poprzedniego zakładu i oceń, czy zakres szkolenia pokrywa zagrożenia na nowym stanowisku. Kwestię tę reguluje par. 8 rozporządzenia szkoleniowego.
Szkolenie okresowe BHP online czy stacjonarne?
Szkolenia okresowe BHP mogą być prowadzone w różnych formach. Od nowelizacji przepisów w 2023 r. dozwolone jest szkolenie online dla większości grup pracowniczych – z wyjątkiem pracowników na stanowiskach robotniczych, gdzie wymagana jest forma stacjonarna lub mieszana.
Szczegółowe zasady i wyjątki omówiłem w artykule szkolenie BHP online czy stacjonarne – co wybrać. Dla pracowników biurowych i administracyjnych szkolenie BHP online to najwygodniejsza opcja – dostępna o dowolnej porze, z certyfikatem potwierdzającym ukończenie.
Dokumentacja szkoleń okresowych BHP
Każde szkolenie musi być udokumentowane. Bez dokumentacji szkolenie – z prawnego punktu widzenia – nie istnieje. Pracodawca musi przechowywać:
Dokumenty potwierdzające szkolenie BHP
- Karta szkolenia okresowego BHP – podpisana przez pracownika, przechowywana w aktach osobowych
- Zaświadczenie o ukończeniu szkolenia – wystawiane przez organizatora (firmę szkoleniową lub pracodawcę)
- Program szkolenia – zakres tematyczny, liczba godzin, kwalifikacje wykładowcy
- Lista obecności – przy szkoleniach grupowych
Dokumentacja szkoleń BHP powinna być przechowywana przez cały okres zatrudnienia pracownika, a po jego zakończeniu – zgodnie z ogólnymi zasadami archiwizacji akt osobowych (aktualnie 10 lat). Inspektorzy PIP podczas kontroli w firmie niemal zawsze żądają dokumentacji szkoleń BHP.
Kary za brak szkoleń okresowych BHP
Brak aktualnego szkolenia BHP lub przekroczenie terminu to wykroczenie z art. 283 Kodeksu pracy. Inspektor PIP może nałożyć grzywnę od 1 000 do 30 000 zł za każde naruszenie. Przy większej liczbie pracowników bez aktualnych szkoleń kary sumują się. Więcej o konsekwencjach w artykule kary za brak szkolenia BHP.
Podsumowanie
Szkolenia okresowe BHP są obowiązkowe dla wszystkich pracowników i muszą być powtarzane co 1, 3, 5 lub 6 lat – zależnie od grupy zawodowej. Pracodawca odpowiada za pilnowanie terminów i kompletność dokumentacji. Brak szkolenia lub przekroczenie terminu grozi mandatem do 30 000 zł.
Zaplanuj szkolenia BHP dla swojego zespołu
BHPomocnik oferuje szkolenia BHP online dla pracowników administracyjno-biurowych i innych grup – z zaświadczeniem ważnym prawnie, dostępne od ręki. Platforma Strefa Pracodawcy umożliwia zarządzanie szkoleniami dla całego zespołu w jednym miejscu. Sprawdź jak to działa.