Regulamin pracy to jeden z kluczowych dokumentów wewnętrznych pracodawcy – i jeden z pierwszych sprawdzanych przez inspektora PIP. Regulamin pracy BHP to nie oddzielny dokument, ale obowiązkowa część regulaminu pracy, która musi regulować kwestie bezpieczeństwa i higieny pracy. Brak regulaminu tam, gdzie jest obowiązkowy, lub pominięcie w nim wymaganych przez Kodeks pracy treści BHP to naruszenie skutkujące grzywną do 30 000 zł.
Regulamin pracy BHP – kiedy jest obowiązkowy
Regulamin pracy jest obowiązkowy dla pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników – wynika to wprost z art. 104 Kodeksu pracy. Pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników musi wprowadzić regulamin pracy, jeśli zakładowa organizacja związkowa wystąpi z takim wnioskiem. Pracodawca zatrudniający poniżej 50 pracowników bez związku zawodowego może, ale nie musi, posiadać regulaminu pracy – i wiele małych firm rezygnuje z tego dokumentu.
Co grozi za brak regulaminu pracy
- Grzywna za brak regulaminu pracy tam gdzie jest obowiązkowy: do 30 000 zł (art. 283 § 1 KP)
- Nakaz PIP zobowiązujący do wprowadzenia regulaminu w określonym terminie
- Brak regulaminu komplikuje postępowanie przy wypadkach i sporach pracowniczych – pracodawca nie może się powołać na jego treść
- Pracownik niezapoznany z regulaminem przed podjęciem pracy – naruszenie art. 1043 KP
Co musi zawierać regulamin pracy – treść obowiązkowa
Art. 1041 Kodeksu pracy określa minimalną treść regulaminu pracy. Kodeks wprost nakazuje, by regulamin pracy określał w szczególności kwestie BHP – jest to jeden z niewielu dokumentów, w którym ustawodawca tak wyraźnie powiązał regulamin wewnętrzny z bezpieczeństwem pracy. Kompletna dokumentacja BHP nowej firmy powinna zawierać regulamin pracy jako jeden z pierwszych dokumentów.
Obowiązkowe elementy regulaminu dotyczące BHP
- Wykaz prac wzbronionych pracownikom (ogólnie lub przez odniesienie do odrębnych wykazów) – w szczególności prac wzbronionych kobietom w ciąży i pracownikom młodocianym: praca młodocianych – ograniczenia i zakazy
- Informacje o stosowanych środkach ochrony indywidualnej i zbiorowej – lub odniesienie do tabeli przydziału ŚOI i odzieży roboczej: środki ochrony indywidualnej – dobór, ewidencja i wymiana
- Wymagania dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej – lub odniesienie do instrukcji stanowiskowych
- Sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym – zapoznanie z oceną ryzyka zawodowego
- Obowiązki pracownika w zakresie BHP – co ma robić, czego unikać, komu zgłaszać zagrożenia
Pozostałe obowiązkowe elementy regulaminu
- Organizacja pracy – rozkład czasu pracy, systemy i okresy rozliczeniowe, godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy
- Terminy, miejsce i czas wypłaty wynagrodzenia
- Wykaz prac wykonywanych przez co najmniej dwie osoby (dotyczy prac szczególnie niebezpiecznych)
- Systemy i rozkłady czasu pracy – dla każdej grupy zawodowej lub oddziału
- Kary porządkowe – upomnienie, nagana, kara pieniężna – i tryb ich nakładania (art. 108-113 KP)
- Sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy
Jak wprowadzić regulamin pracy – procedura i zapoznanie pracowników
Uzgodnienie z organizacją związkową
Jeśli u pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa, regulamin pracy musi być uzgodniony ze związkiem. Pracodawca przedstawia projekt regulaminu – jeśli strony nie dojdą do porozumienia w ciągu 30 dni, pracodawca może samodzielnie ustalić regulamin (po zasięgnięciu opinii związku). Regulamin wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od podania go do wiadomości pracowników – w formie ogłoszenia na tablicy, doręczenia lub udostępnienia w intranecie.
Zapoznanie pracowników z regulaminem
Każdy pracownik musi zostać zapoznany z regulaminem pracy przed podjęciem pracy – nie po. Zapoznanie jest potwierdzane własnoręcznym podpisem pracownika na odrębnym dokumencie lub na egzemplarzu regulaminu. Podpisany dokument trafia do akt osobowych. Niezapoznanie pracownika z regulaminem przed dopuszczeniem do pracy to naruszenie art. 1043 KP – i argument dla pracownika, że nie był zobowiązany do przestrzegania regulaminu. Szkolenie wstępne BHP i zapoznanie z regulaminem powinny być skoordynowane: szkolenie wstępne BHP – co zawiera i kto prowadzi.
Regulamin pracy a kontrola PIP
Inspektor PIP podczas kontroli zawsze weryfikuje istnienie regulaminu pracy i jego treść – szczególnie w zakresie BHP. Sprawdza: czy regulamin jest aktualny (zmiana warunków pracy powinna być odzwierciedlona w regulaminie), czy pracownicy byli zapoznani z regulaminem przed podjęciem pracy, czy regulamin zawiera wykaz prac wzbronionych i informacje o ŚOI. Jak przygotować firmę na kontrolę PIP. Kary za naruszenia w dokumentacji: kary za brak szkoleń BHP i dokumentacji.
Kiedy warto mieć regulamin pracy pomimo braku obowiązku
Pracodawcy zatrudniający poniżej 50 pracowników bez związku zawodowego mają pełną dowolność – ale regulamin pracy jest dobrą praktyką również w małych firmach. Regulamin jednoznacznie określa zasady i obowiązki – chroni pracodawcę w sporach z pracownikami, ułatwia nakładanie kar porządkowych i stanowi dowód, że pracownik był poinformowany o zasadach. W zakładach o podwyższonym ryzyku (budownictwo, produkcja, transport) regulamin jest szczególnie zalecany niezależnie od liczby zatrudnionych.
Podsumowanie
Regulamin pracy jest obowiązkowy dla firm zatrudniających 50 i więcej pracowników. Musi zawierać treść BHP: wykaz prac wzbronionych, zasady przydziału ŚOI i odzieży roboczej, obowiązki pracownika w zakresie bezpieczeństwa. Każdy pracownik musi być zapoznany z regulaminem przed podjęciem pracy – potwierdzając to podpisem. Brak regulaminu lub brak zapoznania to grzywna PIP do 30 000 zł.
Dokumentacja kadrowa i BHP – wzory dla pracodawcy
Regulamin pracy to jeden z kilku kluczowych dokumentów wymaganych przez KP. Pozostałe wzory: wykaz prac wymagających obecności dwóch osób, wykaz prac uciążliwych dla kobiet w ciąży. Kompletna dokumentacja BHP – gotowe wzory dostępne na bhpomocnik.pl.