Segregatory z kartami szkoleń, teczki z orzeczeniami lekarskimi, protokoły powypadkowe sprzed lat i wyniki pomiarów hałasu – w każdej firmie dokumentów BHP przybywa szybciej, niż zwalnia się miejsce w archiwum. Prędzej czy później pojawia się pytanie: co można już zniszczyć, a co trzeba trzymać jeszcze przez dekady? Przechowywanie dokumentacji BHP nie ma jednego terminu. Jedne dokumenty archiwizujesz przez 10 lat, inne przez 40, a dla części przepisy w ogóle nie podają okresu. W tym poradniku zebraliśmy terminy dla najważniejszych dokumentów, ich podstawę prawną i konsekwencje zaniedbań.
Przechowywanie dokumentacji BHP – dlaczego terminy są różne
Dokumenty BHP wynikają z różnych przepisów i to one decydują o czasie archiwizacji. Część z nich to dokumentacja pracownicza w rozumieniu Kodeksu pracy, więc obowiązują ją zasady z art. 94 KP. Inne regulują osobne rozporządzenia: o wypadkach przy pracy, o badaniach i pomiarach czynników szkodliwych czy o substancjach rakotwórczych. Dla kilku dokumentów, takich jak ocena ryzyka zawodowego, przepisy milczą i trzeba kierować się praktyką.
Od kiedy liczyć termin przechowywania
To najczęstsze źródło błędów. Okres nie zawsze biegnie od daty sporządzenia dokumentu:
- dokumentacja pracownicza – przez cały okres zatrudnienia, a potem od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał,
- rejestr i karty badań i pomiarów – od daty ostatniego wpisu,
- dokumentacja dotycząca narażenia na substancje rakotwórcze lub mutagenne – od ustania narażenia,
- dokumentacja powypadkowa i rejestr wypadków – 10 lat, w praktyce liczone od zakończenia postępowania i ostatniego wpisu.
Jeśli jeden dokument pasuje do kilku kategorii, przyjmij dłuższy termin. Zniszczenie dokumentu za wcześnie jest znacznie bardziej ryzykowne niż trzymanie go kilka lat dłużej.
Szkolenia BHP i badania lekarskie w dokumentacji pracowniczej
Karta szkolenia wstępnego, zaświadczenia ze szkoleń okresowych i orzeczenia lekarskie trafiają do akt osobowych pracownika. Oznacza to, że ich przechowywanie wynika z art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy, a nie z przepisów BHP. Pracodawca przechowuje dokumentację pracowniczą w warunkach, które nie grożą jej uszkodzeniem lub zniszczeniem, przez okres zatrudnienia oraz przez określony czas po jego zakończeniu.
10 czy 50 lat – zależy od daty zatrudnienia
- pracownicy zatrudnieni po 31 grudnia 2018 r. – 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał,
- pracownicy zatrudnieni w latach 1999-2018 – 50 lat, chyba że pracodawca złożył do ZUS raport informacyjny ZUS RIA. Wtedy okres skraca się do 10 lat,
- pracownicy zatrudnieni przed 1999 r. – co do zasady 50 lat.
Przykład: pracownik przyjęty w 2020 r. odchodzi w marcu 2026 r. Jego akta, razem z dokumentami BHP, musisz przechowywać do końca 2036 r. Jeśli ten sam pracownik pracował u Ciebie od 2010 r. i nie składałeś raportu ZUS RIA, obowiązuje termin 50-letni.
Karta szkolenia wstępnego i zaświadczenia ze szkoleń okresowych
Karta szkolenia wstępnego potwierdza instruktaż ogólny i stanowiskowy, a zaświadczenia ze szkoleń okresowych – aktualność przeszkolenia. Oba dokumenty przechowujesz w aktach osobowych tak długo, jak całą dokumentację pracowniczą. Nie wyrzucaj starszych zaświadczeń po wydaniu nowego, bo po latach mogą być jedynym dowodem, że pracownik był przeszkolony w dniu wypadku. Jeśli pracownicy szkolą się online, zobacz, czy zaświadczenie BHP w PDF jest ważne i jak je przechowywać.
Przy większym zespole łatwo zgubić terminy kolejnych szkoleń. Pomaga w tym rejestr szkoleń BHP, w którym od razu widzisz, kto i kiedy był szkolony oraz gdzie leży zaświadczenie.
Orzeczenia lekarskie i skierowania na badania
Orzeczenia z badań wstępnych, okresowych i kontrolnych to również dokumentacja pracownicza, więc obowiązuje je termin 10 lub 50 lat. Skierowanie pracownik zabiera do lekarza medycyny pracy, ale warto zachować jego kopię w aktach. Pokazuje ono, jakie czynniki szkodliwe wskazałeś lekarzowi, co ma znaczenie przy podejrzeniu choroby zawodowej.
Wypadki, pomiary i CMR – najdłuższe terminy przechowywania
Dokumentacja powypadkowa i rejestr wypadków – 10 lat
Protokół ustaleń okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy wraz z całą dokumentacją postępowania (wyjaśnienia poszkodowanego, zeznania świadków, szkice, zdjęcia, opinie) oraz rejestr wypadków przy pracy przechowujesz przez 10 lat. Wynika to z rozporządzenia Rady Ministrów z 1 lipca 2009 r. w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy. Jak prowadzić sam rejestr i co do niego wpisywać, opisaliśmy w artykule rejestr wypadków przy pracy – jak prowadzić i jak długo przechowywać. Gotowy wzór rejestru wypadków przy pracy pobierzesz w sklepie.
Badania i pomiary czynników szkodliwych – 40 lat
Rejestr wyników badań i pomiarów oraz karty badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia przechowujesz przez 40 lat od daty ostatniego wpisu. Taki termin wprowadza rozporządzenie Ministra Zdrowia z 2 lutego 2011 r. w sprawie badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy. Długi okres ma sens: niektóre choroby zawodowe ujawniają się po wielu latach, a wyniki pomiarów hałasu, pyłu czy substancji chemicznych są wtedy kluczowym dowodem. Wszystkie wyniki w jednym miejscu zbierzesz w rejestrze wyników badań i pomiarów.
Rejestr pracowników narażonych na substancje CMR – 40 lat
Jeśli w firmie występują substancje lub procesy rakotwórcze albo mutagenne, prowadzisz rejestr prac i rejestr pracowników narażonych. Zgodnie z przepisami o substancjach CMR tę dokumentację przechowujesz przez 40 lat od ustania narażenia. Dotyczy to także pracowników, którzy dawno odeszli z firmy. Do prowadzenia ewidencji przyda się rejestr pracowników w kontakcie z substancjami rakotwórczymi i mutagennymi.
Ocena ryzyka i ewidencja ŚOI – dokumenty bez ustawowego terminu
Nie każdy dokument BHP ma przypisany okres archiwizacji. Brak terminu w przepisach nie oznacza jednak, że dokument można wyrzucić, gdy straci aktualność.
Ocena ryzyka zawodowego
Przepisy nie określają wprost, jak długo przechowywać ocenę ryzyka zawodowego. W praktyce trzymasz aktualną wersję oraz wszystkie wersje archiwalne co najmniej tak długo jak dokumentację pracowniczą i powypadkową. W razie wypadku sprzed kilku lat zespół powypadkowy, inspektor PIP czy sąd sprawdzą ocenę obowiązującą w dniu zdarzenia, a nie dzisiejszą. Szczegóły, w tym gdzie trzymać dokument i jak oznaczać kolejne wersje, znajdziesz w poradniku gdzie i jak długo przechowywać ocenę ryzyka zawodowego.
Ewidencja środków ochrony indywidualnej i odzieży roboczej
Ewidencja wydanych ŚOI, odzieży i obuwia roboczego nie ma osobnego terminu przechowywania w przepisach BHP. Bezpieczna praktyka to trzymanie kart przez okres zatrudnienia i potem tak długo jak akt osobowych. Karta z podpisem pracownika dowodzi, że otrzymał kask, rękawice czy ochronniki słuchu, co bywa rozstrzygające w postępowaniu powypadkowym. Wygodnie prowadzi się ją na indywidualnej karcie odzieży i środków ochrony indywidualnej.
Pozostałe dokumenty BHP
Instrukcje BHP, protokoły kontroli wewnętrznych, wykazy prac szczególnie niebezpiecznych czy protokoły komisji BHP również warto archiwizować w kolejnych wersjach. Ułatwia to odtworzenie, jakie zasady obowiązywały w danym okresie. Jeśli dopiero porządkujesz dokumenty, skorzystaj z listy w artykule dokumentacja BHP dla nowej firmy – checklist na start.
Przechowywanie dokumentacji BHP w formie elektronicznej i RODO
Kodeks pracy pozwala prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą w postaci papierowej lub elektronicznej. To samo dotyczy dokumentów BHP, które są jej częścią. Coraz więcej firm prowadzi e-teczki, a zaświadczenia ze szkoleń online otrzymuje od razu w PDF.
Skan to nie zawsze dokument elektroniczny
Zwykły skan papierowej karty szkolenia zapisany w folderze na dysku nie zastępuje oryginału. Jeśli chcesz zmienić postać dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną, musisz to zrobić w trybie przewidzianym w Kodeksie pracy i przepisach o dokumentacji pracowniczej. W praktyce oznacza to odwzorowanie cyfrowe opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną oraz poinformowanie pracowników o zmianie. Do tego czasu przechowuj papierowe oryginały, a skany traktuj jako kopię roboczą.
Przy dokumentacji w formie elektronicznej zadbaj o:
- system, który zapewnia integralność plików i pokazuje, kto i kiedy je zmieniał,
- regularne kopie zapasowe w innej lokalizacji niż serwer główny,
- formaty, które będzie można otworzyć także za 10 czy 40 lat (np. PDF/A),
- uprawnienia dostępu tylko dla osób, które potrzebują danych do pracy.
RODO a czas przechowywania
Dokumenty BHP zawierają dane osobowe, a orzeczenia lekarskie i wyniki narażenia dotyczą też zdrowia. Zasada ograniczenia przechowywania z art. 5 ust. 1 lit. e RODO oznacza, że po upływie terminu wynikającego z przepisów nie trzymasz tych danych dłużej bez podstawy. Po tym czasie dokumenty niszczysz w sposób uniemożliwiający odczytanie, np. w niszczarce o odpowiedniej klasie lub przez firmę archiwizacyjną z protokołem zniszczenia. Więcej przeczytasz w artykule RODO w dokumentacji BHP – ochrona danych osobowych pracownika.
Kary za brak lub zniszczenie dokumentacji
Nieprzechowywanie dokumentacji pracowniczej przez wymagany okres to wykroczenie przeciwko prawom pracownika z art. 281 Kodeksu pracy. Od 8 lipca 2026 r., po nowelizacji Kodeksu pracy (Dz.U. 2026 poz. 473), grożą za nie:
- grzywna od 2 000 do 60 000 zł, a przy recydywie do 90 000 zł,
- mandat inspektora PIP od 2 000 do 5 000 zł, a przy ponownym naruszeniu do 10 000 zł,
- nakaz lub wystąpienie inspektora z obowiązkiem uzupełnienia dokumentacji.
Kary to nie wszystko. Brak protokołu powypadkowego, wyników pomiarów czy zaświadczenia o szkoleniu sprzed lat utrudnia obronę w sporze o odszkodowanie albo przy postępowaniu w sprawie choroby zawodowej. Bez dokumentów trudno udowodnić, że pracodawca dopełnił obowiązków.
Podsumowanie
Przechowywanie dokumentacji BHP opiera się na kilku terminach: dokumenty ze szkoleń i badań lekarskich dzielą los akt osobowych (10 lat, a dla starszych zatrudnień nawet 50), dokumentacja powypadkowa i rejestr wypadków to 10 lat, a pomiary czynników szkodliwych i rejestry CMR – 40 lat. Ocenę ryzyka i ewidencję ŚOI przechowuj co najmniej tak długo jak akta pracownicze. Zapisz te terminy w wewnętrznej procedurze archiwizacji, a unikniesz zarówno przedwczesnego niszczenia, jak i trzymania danych bez podstawy.
Uporządkuj dokumentację BHP z bhpomocnik.pl
W sklepie bhpomocnik.pl znajdziesz gotowe wzory rejestrów, kart i ewidencji, oceny ryzyka zawodowego dla kilkuset stanowisk oraz szkolenia BHP online zakończone zaświadczeniem w PDF, które od razu dołączysz do e-teczki pracownika. Jeśli szkolisz cały zespół, sprawdź Strefę Pracodawcy, gdzie po zakupie przydzielisz pracownikom dostępy do kursu.