Ocena ryzyka zawodowego musi być przechowywana przez pracodawcę tak długo, jak długo obowiązuje w firmie – a po jej dezaktualizacji trafia do archiwum dokumentacji BHP. Aktualnie obowiązujące dokumenty powinny być dostępne w miejscu pracy dla pracowników i dla inspektora pracy podczas kontroli. Podstawą jest art. 226 pkt 2 Kodeksu pracy oraz §39a rozporządzenia BHP z 26 września 1997 r.
W praktyce dokumentacja oceny ryzyka nie znika po zakończeniu jej „ważności”, bo tej ważności formalnie nie ma. Dopóki na danym stanowisku pracuje choć jedna osoba, dokument obowiązuje i musi być dostępny. Dopiero po likwidacji stanowiska albo po sporządzeniu nowej oceny (np. w wyniku zmiany technologii) poprzedni dokument staje się archiwalny.
Jak długo trzeba trzymać ocenę ryzyka po dezaktualizacji
Kodeks pracy nie wskazuje konkretnego okresu przechowywania archiwalnych ocen ryzyka. W praktyce stosuje się analogię do dokumentacji pracowniczej i dokumentacji powypadkowej:
- Dokumentacja pracownicza – 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu (dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r., art. 94 pkt 9b KP).
- Dokumentacja powypadkowa – 10 lat od dnia zakończenia postępowania (art. 234 §3(1) KP).
- Dokumentacja narażenia na czynniki rakotwórcze i mutagenne – 40 lat po ustaniu narażenia (rozporządzenie Ministra Zdrowia z 26 lipca 2024 r.).
Jeżeli ocena ryzyka dotyczyła stanowiska z czynnikami rakotwórczymi albo mutagennymi – obowiązuje 40-letni okres przechowywania. Dla pozostałych stanowisk większość firm przechowuje archiwalne oceny minimum 10 lat.
Gdzie fizycznie przechowywać ocenę ryzyka
Aktualnie obowiązująca ocena ryzyka musi być dostępna:
- dla pracownika – w miejscu wykonywania pracy albo w miejscu, do którego pracownik ma stały dostęp (art. 226 pkt 2 KP nakłada obowiązek informowania pracowników),
- dla inspektora pracy – u pracodawcy, w sposób umożliwiający okazanie podczas kontroli,
- dla służby BHP – do bieżącego wglądu i aktualizacji.
W praktyce oryginał trzyma dział kadr albo służba BHP. Kopie robocze mogą być w kierownictwie liniowym i w pomieszczeniach socjalnych. Wersję elektroniczną warto trzymać w wewnętrznej sieci firmy albo w systemie do zarządzania dokumentacją.
Forma elektroniczna czy papierowa
Kodeks pracy dopuszcza obie formy. Wybór zależy od tego, co jest wygodniejsze dla firmy. Kluczowe jest:
- integralność dokumentu (nie da się zmienić po podpisie bez śladu),
- dostępność dla pracownika i inspektora,
- możliwość przedstawienia podpisu pracodawcy oraz oświadczeń pracowników o zapoznaniu się z dokumentem.
Coraz częściej stosuje się dokumentację elektroniczną z podpisem kwalifikowanym pracodawcy i systemem oświadczeń pracowniczych (e-podpis). Wersja papierowa nadal jest standardem w mniejszych firmach.
Co z oceną ryzyka po odejściu pracownika
Ocena ryzyka dotyczy stanowiska, nie osoby. Odejście pracownika nie kończy „ważności” dokumentu – nowa osoba przychodzi na to samo stanowisko i dokument dalej obowiązuje. Trzeba tylko pamiętać, żeby nowy pracownik otrzymał oświadczenie o zapoznaniu się z oceną ryzyka i podpisał je przed dopuszczeniem do pracy.
Co grozi za brak dostępu do dokumentu
Nieudostępnienie oceny ryzyka pracownikowi albo inspektorowi pracy podczas kontroli to samo naruszenie co jej brak – art. 283 §1 KP, grzywna od 2 000 do 60 000 zł. W praktyce PIP wydaje decyzję nakazującą przedstawienie dokumentu w krótkim terminie, a przy powtórnym naruszeniu – mandat.
Uporządkuj dokumentację BHP
Jeśli w Twojej firmie oceny ryzyka są rozproszone, nieaktualne albo nie ma pewności, gdzie są kopie – mogę zweryfikować stan dokumentacji, wskazać braki i przygotować jednolity zestaw dokumentów gotowy do kontroli PIP. Zapraszam do kontaktu.
→ Zamawiam audyt dokumentacji BHP
Powiązane: Szkolenie okresowe BHP dla pracodawców → https://bhpomocnik.pl/sklep/szkolenia-online/