Nowe biuro, dodatkowe biurka w open space albo wynajęta hala, do której wprowadza się cały zespół. W każdej z tych sytuacji pracodawca musi sprawdzić, czy pomieszczenie spełnia wymagania BHP dotyczące powierzchni i kubatury. Przepisy jasno mówią, ile miejsca musi przypadać na każdego pracownika i jak wysokie powinno być pomieszczenie pracy.
Wyjaśniamy, skąd biorą się wartości 13 m³ i 2 m², jak je prawidłowo policzyć, kiedy można je obniżyć i jakie są konsekwencje przepełnionego biura czy hali.
Powierzchnia i kubatura pomieszczeń pracy – co mówią przepisy
Podstawą jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. Zgodnie z § 19 ust. 1 tego rozporządzenia, na każdego z pracowników jednocześnie zatrudnionych w pomieszczeniach stałej pracy powinno przypadać co najmniej 13 m³ wolnej objętości pomieszczenia oraz co najmniej 2 m² wolnej powierzchni podłogi, niezajętej przez urządzenia techniczne, sprzęt i inne przedmioty.
Przepisy te wynikają z ogólnego obowiązku z art. 207 § 2 Kodeksu pracy, zgodnie z którym pracodawca odpowiada za zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Wymagania co do wysokości pomieszczeń określają z kolei przepisy techniczno-budowlane.
Pomieszczenie stałej pracy – co to znaczy
Wymagania dotyczą pomieszczeń stałej pracy, czyli takich, w których łączny czas przebywania tego samego pracownika w ciągu jednej doby przekracza 4 godziny. Biuro, hala produkcyjna, sklep czy warsztat to typowe pomieszczenia stałej pracy. Magazyn, do którego pracownik wchodzi na kilkadziesiąt minut dziennie, może być pomieszczeniem czasowej pracy, dla którego wymagania są łagodniejsze.
Jak policzyć 13 m³ i 2 m² na pracownika
Najczęstszy błąd to dzielenie całej powierzchni pomieszczenia przez liczbę pracowników. Przepisy mówią o wolnej objętości i wolnej powierzchni, czyli po odjęciu tego, co zajmuje miejsce na stałe.
Wolna powierzchnia podłogi
Od powierzchni pomieszczenia odejmij powierzchnię zajętą przez:
- biurka, regały, szafy i kontenery,
- maszyny, urządzenia i stoły warsztatowe,
- składowane materiały i palety,
- inne stałe wyposażenie, np. kserokopiarki czy szafy serwerowe.
Wynik dzielisz przez liczbę pracowników jednocześnie przebywających w pomieszczeniu. Musi wyjść co najmniej 2 m² na osobę.
Wolna objętość pomieszczenia
Analogicznie liczysz kubaturę: objętość pomieszczenia (powierzchnia razy wysokość) minus objętość mebli, urządzeń i składowanych przedmiotów. Na każdego pracownika musi przypadać co najmniej 13 m³.
Przykład obliczenia dla biura
- Biuro ma 40 m² powierzchni i 3 m wysokości, czyli 120 m³ kubatury.
- Biurka, szafy i regały zajmują 12 m² podłogi i około 10 m³ objętości.
- Wolna powierzchnia: 40 – 12 = 28 m². Wolna objętość: 120 – 10 = 110 m³.
- Limit z kubatury: 110 : 13 = 8,4, czyli maksymalnie 8 pracowników.
- Limit z powierzchni: 28 : 2 = 14 osób. Decyduje wartość niższa, więc w tym biurze może jednocześnie pracować 8 osób.
Liczba osób wynikająca z obliczeń to minimum prawne. Nie zwalnia z obowiązku zapewnienia ergonomii, dróg komunikacyjnych i ewakuacyjnych. O wymiarach samego stanowiska przeczytasz w artykule Ergonomia stanowiska biurowego – normy, wymiary i wyposażenie.
Kiedy można obniżyć kubaturę do 10 m³
Rozporządzenie przewiduje wyjątek. W pomieszczeniach, w których nie występują czynniki szkodliwe dla zdrowia, wolna objętość może zostać obniżona do 10 m³ na pracownika, ale wyłącznie za zgodą właściwego państwowego inspektora sanitarnego i pod warunkiem zapewnienia odpowiedniej wentylacji.
To oznacza, że pracodawca nie może samodzielnie uznać, że mniejsza kubatura wystarczy. Potrzebna jest decyzja Sanepidu, a wentylacja musi kompensować mniejszą ilość powietrza w pomieszczeniu. Warto też pamiętać, że zgoda dotyczy konkretnego pomieszczenia i warunków, w jakich została wydana.
Wysokość pomieszczeń pracy
Wymagania co do wysokości pomieszczeń wynikają z przepisów techniczno-budowlanych, czyli rozporządzenia w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie. Co do zasady:
- 3 m w świetle – podstawowa wysokość pomieszczeń przeznaczonych na stały pobyt ludzi, w tym pomieszczeń pracy,
- 2,5 m w świetle – dopuszczalna, gdy w pomieszczeniu pracują nie więcej niż 4 osoby i nie występują czynniki szkodliwe dla zdrowia,
- 2,2 m w świetle – dla pomieszczeń przeznaczonych na czasowy pobyt ludzi, np. portierni, kabin, pomieszczeń pomocniczych.
Wysokość ma znaczenie także dla obliczenia kubatury. W biurze o wysokości 2,5 m trudniej uzyskać wymagane 13 m³ na osobę, dlatego przy adaptacji poddaszy, piwnic i lokali w budynkach mieszkalnych obliczenia warto zrobić jeszcze przed podpisaniem umowy najmu.
Powierzchnia i kubatura a inne wymagania BHP
Wymagania dotyczące metrażu nie istnieją w oderwaniu od reszty przepisów. Przy planowaniu pomieszczeń pracy trzeba jednocześnie uwzględnić:
- wentylację – im mniej powietrza w pomieszczeniu, tym większe znaczenie ma jego wymiana,
- oświetlenie – dzienne i elektryczne, odpowiednie do rodzaju pracy. Więcej w artykule Oświetlenie w miejscu pracy – normy lux, pomiary i obowiązki,
- drogi komunikacyjne i ewakuacyjne – przejścia między stanowiskami nie mogą być zastawione,
- zaplecze higieniczno-sanitarne – liczba toalet, umywalek i szatni zależy od liczby pracowników. Szczegóły znajdziesz w tekście Pomieszczenia higieniczno-sanitarne w pracy.
Wszystkie te elementy powinny znaleźć odzwierciedlenie w ocenie ryzyka zawodowego. Dla zespołów biurowych możesz skorzystać z gotowej oceny ryzyka zawodowego dla pracownika biurowego z pracą w terenie, a dla recepcji i sekretariatów z instrukcji BHP dla sekretariatu.
Hale produkcyjne i magazyny
W halach kubatura rzadko jest problemem ze względu na wysokość, ale wolna powierzchnia podłogi już tak. Maszyny, linie produkcyjne, regały i składowane palety szybko zajmują miejsce, a pracownicy pracują w ciasnych przejściach. Przy rozbudowie parku maszynowego trzeba ponownie przeliczyć, czy na każdą osobę przypadają 2 m² wolnej powierzchni. Pomocna będzie ocena ryzyka zawodowego dla pracownika produkcji oraz ocena ryzyka dla magazyniera.
Najczęstsze błędy przy liczeniu powierzchni i kubatury
W praktyce pracodawcy najczęściej popełniają kilka powtarzalnych błędów. Warto je znać, zanim zrobi to za Ciebie inspektor:
- Liczenie powierzchni brutto – z umowy najmu lub rzutu architektonicznego, bez odjęcia mebli i urządzeń.
- Pomijanie pracy zmianowej – liczy się liczba osób jednocześnie przebywających w pomieszczeniu, ale przy nakładaniu się zmian ta liczba rośnie.
- Wliczanie korytarzy i ciągów komunikacyjnych do powierzchni stanowisk, mimo że muszą pozostać wolne.
- Brak aktualizacji po zmianach – nowe regały, dodatkowe maszyny czy dostawione biurka zmieniają wynik obliczeń.
- Zapominanie o pracownikach zewnętrznych – stażyści, praktykanci i osoby z agencji pracy tymczasowej też zajmują miejsce w pomieszczeniu.
Dobrą praktyką jest prowadzenie prostej tabeli dla każdego pomieszczenia: powierzchnia, kubatura, zajęta przestrzeń i maksymalna liczba osób. Taki dokument pomaga przy planowaniu rekrutacji i jest czytelnym dowodem dla inspektora, że pracodawca panuje nad warunkami pracy.
Kontrola i kary za przepełnione pomieszczenia
Inspektor PIP podczas kontroli może zmierzyć pomieszczenie i porównać wynik z liczbą osób na zmianie. Jeżeli wymagania nie są spełnione, wydaje nakaz dostosowania pomieszczeń, np. zmniejszenia liczby stanowisk lub przeorganizowania pracy. Sankcje za naruszenie przepisów BHP to:
- mandat karny od 1000 do 2000 zł, a przy recydywie do 5000 zł,
- grzywna od 1000 do 30 000 zł z art. 283 § 1 Kodeksu pracy,
- odpowiedzialność karna z art. 220 Kodeksu karnego, gdy warunki narażają pracownika na bezpośrednie niebezpieczeństwo utraty życia lub ciężkiego uszczerbku na zdrowiu.
Zanim otworzysz nowe biuro lub przeniesiesz zespół, sprawdź też, czy masz komplet dokumentów. Pomoże w tym artykuł Dokumentacja BHP dla nowej firmy – checklist na start. Pamiętaj również o obowiązku zgłoszenia zmian w działalności do PIP i Sanepidu.
Podsumowanie
Na każdego pracownika w pomieszczeniu stałej pracy muszą przypadać co najmniej 13 m³ wolnej objętości i 2 m² wolnej powierzchni podłogi, liczone po odjęciu mebli i urządzeń. Obniżenie kubatury do 10 m³ wymaga zgody inspektora sanitarnego i dobrej wentylacji, a wysokość pomieszczenia to zwykle 3 m, w określonych przypadkach 2,5 m. Obliczenia warto zrobić przed wynajęciem lokalu i powtarzać przy każdym zwiększeniu zatrudnienia.
Gotowe dokumenty BHP dla Twojej firmy
W sklepie bhpomocnik.pl znajdziesz oceny ryzyka zawodowego i instrukcje BHP dla biur, produkcji, magazynów i setek innych stanowisk. Pobierz gotowy dokument i dopasuj go do warunków w swoim zakładzie.