Karta szkolenia wstępnego BHP to jeden z pierwszych dokumentów, który musisz wystawić dla każdego nowego pracownika. Bez jej podpisania nie możesz zgodnie z prawem dopuścić pracownika do pracy. Inspektor PIP sprawdza te karty podczas każdej kontroli, a brak lub nieprawidłowe wypełnienie grozi grzywną do 60 000 zł. Przeczytaj, co musi zawierać karta, kto ją podpisuje i jak długo przechowywać dokumentację szkoleniową.
Czym jest karta szkolenia wstępnego BHP i dla kogo jest wymagana
Karta szkolenia wstępnego BHP to dokument potwierdzający, że pracownik odbył szkolenie wstępne z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy. Obowiązek prowadzenia takiej karty wynika z § 12 Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. 2004 nr 180 poz. 1860).
Kartę szkolenia wstępnego musisz wystawić dla:
- każdego nowego pracownika przed dopuszczeniem do pracy na danym stanowisku
- pracowników zmieniających stanowisko pracy lub dział w ramach firmy
- studentów i uczniów odbywających praktyki zawodowe
- pracowników firm zewnętrznych wykonujących prace na terenie Twojego zakładu
Więcej o strukturze szkolenia wstępnego przeczytasz tutaj: Szkolenie wstępne BHP – kto musi przejść, ile trwa i co zawiera.
Dwie części szkolenia wstępnego i ich dokumentowanie
Instruktaż ogólny
Przeprowadza go pracownik służby BHP, osoba wyznaczona do realizacji zadań BHP lub sam pracodawca, jeśli zatrudnia do 10 pracowników i spełnia wymagania kwalifikacyjne. Trwa co najmniej 3 godziny lekcyjne. Obejmuje ogólne przepisy BHP, zagrożenia występujące w zakładzie, zasady udzielania pierwszej pomocy i postępowanie po wypadku.
Instruktaż stanowiskowy
Przeprowadza go bezpośredni przełożony pracownika (majster, brygadzista, kierownik działu) lub inna wyznaczona osoba znająca zagrożenia na stanowisku. Czas trwania instruktażu stanowiskowego nie jest określony ustawowo – rozporządzenie MPiPS z 2004 r. wskazuje, że czas uzależniony jest od stopnia przygotowania zawodowego i doświadczenia pracownika. Pracodawca ustala go w programie szkolenia, uwzględniając specyfikę stanowiska i faktyczne zagrożenia. Dotyczy konkretnego stanowiska pracy – omawia zagrożenia, instrukcje BHP i środki ochrony.
Co musi zawierać karta szkolenia wstępnego BHP
Wzór karty szkolenia wstępnego BHP określony jest w Załączniku nr 2 do ww. Rozporządzenia. Karta musi zawierać następujące elementy:
- Dane pracownika – imię, nazwisko, stanowisko pracy, data urodzenia
- Data i miejsce przeprowadzenia szkolenia
- Temat i treści szkolenia (program instruktażu)
- Imię, nazwisko i podpis osoby prowadzącej instruktaż ogólny
- Imię, nazwisko i podpis osoby prowadzącej instruktaż stanowiskowy
- Potwierdzenie zapoznania pracownika z ryzykiem zawodowym na stanowisku (art. 226 KP)
- Własnoręcznie podpisane przez pracownika oświadczenie o odbyciu szkolenia
- Data dopuszczenia pracownika do pracy i podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej
Jak krok po kroku wypełnić kartę szkolenia wstępnego BHP
Krok 1 – Dane podstawowe
Wpisz pełne dane pracownika: imię i nazwisko, stanowisko pracy zgodne z umową o pracę, datę urodzenia. Data i miejsce przeprowadzenia szkolenia musi być konkretna data. Szkolenie musi być przeprowadzone PRZED dopuszczeniem do pracy – data szkolenia nie może być późniejsza niż data dopuszczenia do pracy.
Krok 2 – Instruktaż ogólny
Wpisz datę i czas trwania instruktażu ogólnego (minimum 3 godziny lekcyjne). Uzupełnij tematycznie pokrywane zagadnienia lub dołącz program szkolenia jako załącznik. Prowadzący wpisuje swoje imię, nazwisko i składa podpis. Pracownik również podpisuje potwierdzenie odbycia tej części szkolenia.
Krok 3 – Instruktaż stanowiskowy
Dla każdego stanowiska przygotowujesz odrębną rubrykę lub – jeśli pracownik obejmuje kilka stanowisk – odrębną kartę. Wpisz nazwę stanowiska dokładnie tak, jak widnieje w umowie. Bezpośredni przełożony wpisuje swoje dane, datę i godziny szkolenia, a pracownik podpisuje oświadczenie o odbyciu instruktażu stanowiskowego.
Krok 4 – Zapoznanie z ryzykiem zawodowym
To odrębny obowiązek z art. 226 KP – pracownik musi zostać zapoznany z ryzykiem zawodowym na swoim stanowisku i potwierdzić to podpisem. Możesz to uregulować w karcie szkolenia lub dołączyć odrębne oświadczenie pracownika o zapoznaniu z oceną ryzyka.
Krok 5 – Dopuszczenie do pracy
Na końcu pracodawca lub upoważniony kierownik wpisuje datę i godzinę dopuszczenia pracownika do pracy. Ta data nie może być wcześniejsza niż data zakończenia instruktażu stanowiskowego. Brak tej adnotacji to błąd, który inspektor PIP odnotuje podczas kontroli.
Najczęstsze błędy w kartach szkolenia wstępnego BHP
- Brak podpisu pracownika – karta bez podpisu pracownika nie ma wartości dowodowej
- Odwrócona chronologia – data szkolenia późniejsza niż data dopuszczenia do pracy
- Brak treści szkolenia – sama data i podpis to za mało, potrzebny jest program
- Zbiorcze karty dla grupy – każda karta musi być wystawiona indywidualnie
- Brak potwierdzenia zapoznania z ryzykiem zawodowym na stanowisku pracy
- Szkolenie przeprowadzone przez osobę nieuprawnioną – sprawdź kwalifikacje prowadzącego
- Karta bez daty dopuszczenia do pracy przez pracodawcę
Jak długo przechowywać karty szkolenia wstępnego BHP
Karta szkolenia wstępnego BHP jest częścią akt osobowych pracownika (część B) i przechowujesz ją przez:
- 10 lat od ustania zatrudnienia – dla pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 2018 r.
- 50 lat od ustania zatrudnienia – dla pracowników zatrudnionych wcześniej
Gotowy wzór oświadczenia pracownika o odbyciu szkolenia BHP dostępny w sklepie: Oświadczenie pracownika o odbyciu szkolenia BHP – wzór dokumentu.
Kary za brak karty szkolenia wstępnego BHP
Brak lub nieprawidłowe prowadzenie kart szkolenia wstępnego grozi:
- Mandatem od inspektora PIP – do 2 000 zł (tryb wykroczeniowy)
- Grzywną sądową – do 60 000 zł za uporczywe naruszenie
- Nakazem natychmiastowego odsunięcia pracownika od pracy
- Odpowiedzialnością pracodawcy w razie wypadku pracownika bez udokumentowanego szkolenia
Więcej o konsekwencjach finansowych za braki w szkoleniach: Kara za brak szkolenia BHP – mandaty, grzywny i odpowiedzialność.
Podsumowanie
Karta szkolenia wstępnego BHP to podstawowy dokument potwierdzający wykonanie ustawowego obowiązku przeszkolenia pracownika. Klucz do prawidłowej dokumentacji to indywidualność karty, kompletność danych, właściwa chronologia dat i podpisy wszystkich stron. Zadbaj o ten element dokumentacji już w pierwszym dniu pracy nowego pracownika.
Potrzebujesz wzoru karty lub pomocy przy dokumentacji szkoleniowej?
W sklepie bhpomocnik.pl znajdziesz profesjonalne wzory dokumentów szkoleniowych BHP, dostosowane do wymogów prawnych. Masz pytania dotyczące dokumentacji szkoleniowej lub potrzebujesz pomocy przy wdrożeniu procedur BHP w firmie? Skontaktuj się z nami.
Przeczytaj także: Zaświadczenie ukończenia szkolenia BHP – wzór i ważność | Szkolenia okresowe BHP – terminy i częstotliwość