Gdzie i jak dlugo przechowywac ocene ryzyka zawodowego? To pytanie, ktore pracodawcy czesto zadaja po sporzadzeniu dokumentacji BHP. Przepisy nie wskazuja jednoznacznego „terminu waznosci” oceny ryzyka, ale okreslaja jasne zasady jej przechowywania i udostepniania. Nieznajomosctyc zasad moze skutkowac mandatem podczas kontroli PIP nawet wtedy, gdy dokumentacja jest merytorycznie kompletna.
Jak dlugo trzeba przechowywac ocene ryzyka zawodowego?
Polskie przepisy BHP nie okreslaja maksymalnego okresu przechowywania oceny ryzyka – tzn. nie ma przepisu, ktory mowilyby, ze po uplywie np. 5 lat mozna ja zniszczyc. Dokumentacja powinna byc przechowywana tak dlugo, jak jest aktualna i jak stanowisko, ktorego dotyczy, istnieje. W praktyce oznacza to, ze ocena ryzyka dla danego stanowiska powinna zostac zachowana przez caly okres istnienia tego stanowiska, a po jego likwidacji – przez czas, w ktorym pracownicy moga jeszcze dochodzic roszczen zwiazanych z choroba zawodowa lub wypadkiem. Organy kontrolne w praktyce uznaja, ze dokumentacja powinna byc dostepna nawet po likwidacji firmy – wowczas obowiazek jej przechowywania przechodzi na nastepce prawnego lub archiwum.
A inne dokumenty BHP – ile lat nalezy je przechowywac?
Jesli chodzi o reszteKdokumentacji BHP, przepisy sa bardziej precyzyjne:
- Karta szkolenia wstepnego BHP – przechowywana w aktach osobowych pracownika; po ustaniu zatrudnienia – 10 lat (zgodnie z art. 94(9a) KP)
- Protokol powypadkowy – 10 lat od daty wypadku (art. 234 § 3 KP)
- Wyniki pomiarow srodowiska pracy (NDS/NDN) – 40 lat od daty badania, jesli pracownik byl narazony na czynnik rakotwórczy lub mutagenny; 3 lata w pozostalych przypadkach
- Rejestr wypadkow przy pracy – 10 lat
- Rejestr chorob zawodowych – 10 lat
Szczegoly dotyczace rejestru wypadkow znajdziesz w artykule o rejestrze wypadkow przy pracy.
Gdzie przechowywac ocene ryzyka zawodowego?
Przepisy dopuszczaja przechowywanie oceny ryzyka zarowno w formie papierowej, jak i elektronicznej – o ile mozna ja w kazdej chwili wydrukowac i udostepnic. Miejsce przechowywania musi byc dostepne dla osob uprawnionych – pracodawcy, sluzby BHP i pracownikow. W praktyce dokumentacja BHP najczesciej przechowywana jest:
- W segregatorach lub teczkach w biurze pracodawcy lub sluzby BHP
- W formie zeskanowanej, na dysku komputerowym lub w chmurze (z mozliwoscia wydruku)
- W systemie informatycznym do zarzadzania BHP (w wiekszych firmach)
Obowiazek udostepnienia oceny ryzyka pracownikom
Art. 226 pkt 2 Kodeksu pracy nakłada na pracodawce obowiazek informowania pracownikow o ryzyku zawodowym na ich stanowiskach. Oznacza to, ze nie wystarczy miec dokumentacje w szufladzie – kazdy pracownik musi byc z nia zapoznany i potwierdzic to podpisem. Zapoznanie sie z ocena ryzyka nastepuje zwykle w trakcie szkolenia wstepnego BHP i jest dokumentowane w karcie szkolenia lub w osobnym oswiadczeniu pracownika.
Jesli Twoja firma nie ma jeszcze kompleksowej dokumentacji BHP lub potrzebujesz przegladu istniejacych ocen ryzyka, skorzystaj z uslug indywidualnych bhpomocnik.pl. Warto tez ukonczyc szkolenie dla pracodawcow, by w pelni rozumiec swoje obowiazki dokumentacyjne. Pelna checklist dokumentacji BHP dla nowej firmy opisalismy w artykule o dokumentacji BHP na start.
Co sie dzieje z dokumentacja BHP po likwidacji firmy?
Po zakonczeniu dzialalnosci pracodawca ma obowiazek zadbac o przechowanie dokumentacji pracowniczej, w tym dokumentacji BHP, w sposob przewidziany przepisami. Najczesciej dokumentacja przekazywana jest do archiwum panstwowego lub firmie zajmujacej sie archiwizacja. Pracownicy, u ktorych choroba zawodowa moze ujawnic sie po zakonczeniu pracy (np. przy kontakcie z azbestem, pylem krzemionkowym lub innymi substancjami CMR), muszac miec mozliwosc dostep do swoich danych z zakladu pracy nawet wiele lat po jego likwidacji.
Podsumowanie
Ocena ryzyka zawodowego nie ma ustawowego terminu „wygasniecia” – powinna byc przechowywana bezterminowo, tak dlugo, jak istnieje stanowisko, ktorego dotyczy. Moze byc przechowywana w formie papierowej lub elektronicznej, ale musi byc dostepna dla pracownikow i organow kontrolnych. Zapoznanie pracownikow z ocena ryzyka i potwierdzenie tego podpisem jest osobnym obowiazkiemK pracodawcy, rownie waznym jak sporzadzenie samego dokumentu.
Potrzebujesz pomocy z dokumentacja BHP?
Nasi specjalisci pomagaja firmom w sporzadzeniu, aktualizacji i archiwizacji dokumentacji BHP zgodnej z aktualnymi przepisami. Skontaktuj sie z nami i opisz swoja sytuacje.